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Gesetzliche Rücklage der UG: Berechnen, buchen, bei Verlust

UG gesetzliche Rücklage: wie viel die UG jedes Jahr zurücklegt, wie der Verlustvortrag zählt, bis wann die Pflicht gilt und wie Sie sie buchen.

Von der Bilanzboss-Redaktion · veröffentlicht am · Stand der Angaben:

Ein Glas mit Münzen, aus dem eine junge Pflanze wächst – die gesetzliche Rücklage der UG wächst mit jedem Gewinn

Kurz gesagt

Eine UG muss jedes Jahr ein Viertel ihres Jahresüberschusses in die gesetzliche Rücklage stellen. Vorher wird ein Verlustvortrag aus dem Vorjahr abgezogen. Die Pflicht endet erst, wenn die UG ihr Stammkapital auf 25.000 € erhöht hat – nicht schon, wenn die Rücklage diese Summe erreicht.

Was die Rücklage ist

Die Unternehmergesellschaft, kurz UG, ist eine GmbH mit wenig Stammkapital. Sie lässt sich schon mit einem Euro gründen.

Damit sie mit der Zeit ein echtes Polster bekommt, verlangt das Gesetz, dass ein Teil jedes Gewinns in der Gesellschaft bleibt: ein Viertel des Jahresüberschusses. Dieser Teil heißt gesetzliche Rücklage. Er darf nicht an die Gesellschafter ausgezahlt werden.

Die Pflicht gilt nur für die UG, also solange das Stammkapital unter 25.000 € liegt. Eine GmbH muss keine solche Rücklage bilden. Sie darf freiwillig Gewinne in der Gesellschaft lassen, aber dafür gelten andere Regeln.

In der Bilanz steht sie auf der Passivseite im Eigenkapital, nach dem Stammkapital, als eigener Posten „gesetzliche Rücklage“. Wer den Abschluss liest – die Bank, ein Lieferant, ein Käufer –, sieht also, wie viel die UG über die Jahre angespart hat. Wie das in einer fertigen Bilanz aussieht, zeigt die Musterbilanz.

Für Sie als Geschäftsführer heißt das: Ein Teil des Gewinns ist gesperrt, auch wenn er auf dem Bankkonto liegt.

Eine Hand legt Münzen in ein Glas – ein Viertel des Gewinns bleibt als gesetzliche Rücklage in der UG

Vor oder nach Steuern? Die Ausgangszahl

Nach Steuern. Ausgangspunkt ist der Jahresüberschuss – die Zahl ganz unten in der Gewinn- und Verlustrechnung, nachdem Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer abgezogen sind. Wie diese Steuern entstehen, steht im Ratgeber Körperschaftsteuererklärung der UG.

Die Rücklage hängt also weder am Umsatz noch am Gewinn vor Steuern. Und sie mindert die Steuer nicht: Sie ist Gewinnverwendung, keine Ausgabe.

Rechenbeispiel

So rechnen Sie: ein Beispiel in drei Zeilen

Ein erfundenes Beispiel: Eine UG macht 12.000 € Jahresüberschuss. Aus dem Vorjahr hat sie noch 2.000 € Verlust vorgetragen.

Schaubild: UG Rücklage berechnen in drei Zeilen – Jahresüberschuss, Verlustvortrag, Grundlage und RücklageJahresüberschuss nach Steuern12.000 €− Verlustvortrag aus dem Vorjahr2.000 €= Grundlage für die Rücklage10.000 €= Davon ein Viertel in die Rücklage2.500 €
Erst der Verlustvortrag, dann das Viertel – gerechnet mit den erfundenen Zahlen des Beispiels.
SchrittBetrag
Jahresüberschuss (Gewinn nach Steuern)12.000,00 €
minus Verlustvortrag aus dem Vorjahr− 2.000,00 €
= Grundlage für die Rücklage10.000,00 €
In die Rücklage: ein Viertel davon2.500,00 €

Von den 12.000 € Jahresüberschuss deckt ein Teil den alten Verlust, ein Teil geht in die Rücklage. Höchstens 7.500 € dürfen die Gesellschafter verteilen oder in der Gesellschaft stehen lassen. Das beschließen sie gemeinsam mit dem Abschluss.

Und bei Verlust? Macht die UG im Jahr keinen Überschuss, wird nichts eingestellt. Die Rücklage aus früheren Jahren bleibt stehen – sie darf aber zum Ausgleich des Verlusts verwendet werden, dazu unten mehr.

Ein zweites erfundenes Beispiel über drei Jahre zeigt, warum der Verlustvortrag zählt. Im ersten Jahr macht die UG Verlust, etwa wegen der Gründungskosten. Im zweiten Jahr reicht der kleine Gewinn nicht, um den Verlust aufzuholen.

Erst im dritten Jahr bleibt nach dem Abzug etwas für die Rücklage. Ausgezahlt wurde in diesen Jahren nichts.

JahrErgebnisVerlustvortragRücklage
Jahr 1− 3.000,00 €0,00 €0,00 €
Jahr 22.000,00 €3.000,00 €0,00 €
Jahr 38.000,00 €1.000,00 €1.750,00 €

Warum gerade im ersten Jahr oft ein Verlust steht, zeigt der Ratgeber Eröffnungsbilanz der UG.

Wenn 25.000 Euro erreicht sind: wie lange die Pflicht gilt

Manche Seiten im Netz schreiben, die Rücklage sei voll, sobald sie 25.000 € erreicht. Das stimmt nicht. Das Gesetz nennt keine Obergrenze. Die Pflicht endet erst, wenn die UG ihr Stammkapital auf mindestens 25.000 € erhöht – mit Beschluss der Gesellschafter, Notar und Eintragung ins Handelsregister.

Ein erfundenes Beispiel: Eine UG startet mit 1.000 € Stammkapital und macht vier Jahre lang Gewinn, ohne Verlust aus dem Vorjahr. Im vierten Jahr liegen Stammkapital und Rücklage zusammen bei 29.000 € – mehr als 25.000 €. Die Pflicht läuft trotzdem weiter.

Oft wird das Stammkapital gerade aus dieser Rücklage erhöht. Das Geld muss dafür nicht neu eingezahlt werden: Die Rücklage wird in Stammkapital umgewandelt. Wie das abläuft, steht im Ratgeber Von der UG zur GmbH aus der Rücklage.

Schaubild: Wie lange die UG Rücklagen bildet – Stammkapital und gesetzliche Rücklage wachsen über vier Jahre+ Jahr 1: Stammkapital und Rücklage5.000 €+ Jahr 2: Stammkapital und Rücklage11.000 €+ Jahr 3: Stammkapital und Rücklage19.000 €+ Jahr 4: Stammkapital und Rücklage29.000 €= Mindeststammkapital der GmbH25.000 €
Die Marke allein beendet nichts – erst die Erhöhung des Stammkapitals.

Darf die Rücklage aufgelöst werden?

Nur für genau drei Zwecke:

  • für eine Erhöhung des Stammkapitals aus Mitteln der Gesellschaft,
  • zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags, soweit ihn kein Gewinnvortrag aus dem Vorjahr deckt,
  • zum Ausgleich eines Verlustvortrags aus dem Vorjahr, soweit ihn kein Jahresüberschuss deckt.

Eine Auszahlung an die Gesellschafter gehört nicht dazu. Insoweit ist der Gewinn gesperrt – auch in einem schlechten Jahr.

Wie die Rücklage gebucht wird

Die Einstellung gehört schon in die Bilanz, die die Geschäftsführung aufstellt – nicht erst in den Beschluss danach. Auch in der E-Bilanz, also der Bilanz in der Form, die das Finanzamt elektronisch annimmt, hat sie eine eigene Zeile.

Die Buchung in SKR03 und SKR04

SKR03 und SKR04 sind die beiden üblichen Kontenrahmen, also die Nummerierung Ihrer Buchhaltungskonten. Die Rücklage hat in beiden ein eigenes Konto:

Konto „Gesetzliche Rücklage“Nummer
im SKR042930
im SKR030846

Gebucht wird aus dem Ergebnis des Jahres: Das Rücklagekonto bekommt den Betrag im Haben, die Gegenbuchung läuft über die Konten der Ergebnisverwendung.

Rücklage und steuerliches Einlagekonto

Die Rücklage stammt aus dem Gewinn, nicht aus Geld, das die Gesellschafter eingelegt haben. Ins steuerliche Einlagekonto gehört sie deshalb nicht.

Im Beschluss, mit dem die Gesellschafter den Abschluss feststellen, taucht dieselbe Zahl wieder auf – mehr dazu unter Der Feststellungsbeschluss.

Was passiert, wenn sie fehlt

Fehlt die Rücklage in der Bilanz oder wird sie für etwas anderes verwendet, ist nach verbreiteter Ansicht in der Fachliteratur die Feststellung des Abschlusses nichtig. Mit ihr fällt der Beschluss über die Verteilung des Gewinns.

Was auf dieser Grundlage ausgezahlt wurde, kann die UG von den Gesellschaftern zurückfordern. Steuerlich kann eine solche Auszahlung zusätzlich Ärger machen.

Rücklage vergessen: lässt sie sich nachholen?

Ist der Abschluss noch nicht festgestellt, wird die Bilanz einfach berichtigt, bevor die Gesellschafter beschließen. Ist er schon festgestellt, muss der Fehler ebenfalls berichtigt werden; wie, hängt vom Einzelfall ab und gehört im Zweifel in fachkundige Hände.

Die Rücklage selbst kostet nichts. Sie ist eine Zeile im Abschluss, keine eigene Leistung. Kosten entstehen erst, wenn sie fehlt und nachgebessert werden muss – oder später bei der Erhöhung des Stammkapitals durch Notar und Handelsregister. Was der Abschluss insgesamt kostet, zeigt der Ratgeber Was kostet der Jahresabschluss.

Vier verbreitete Fehler

  • „Bei 25.000 € ist Schluss.“Nein. Die Rücklage wächst weiter, bis das Stammkapital erhöht ist.
  • „Die Rücklage ist Geld auf einem eigenen Konto.“Nein. Sie ist eine Zeile im Eigenkapital. Das Geld dahinter darf die UG ganz normal im Geschäft verwenden. Gesperrt ist nur die Auszahlung.
  • „Gerechnet wird vom Gewinn vor Steuern.“Nein. Maßgeblich ist der Jahresüberschuss, gemindert um einen Verlustvortrag.
  • „Eine GmbH muss das auch.“Nein. Die Pflicht gilt nur für die UG.

Was bei einer Auszahlung gilt

Eine Ausschüttung an die Gesellschafter kommt erst nach der Rücklage. Die Reihenfolge ist immer dieselbe:

  1. Den Jahresüberschuss nach Steuern feststellen.
  2. Einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr abziehen.
  3. Davon den Anteil für die Rücklage abziehen.
  4. Den Abschluss von den Gesellschaftern feststellen lassen und über den Rest beschließen.
  5. Erst dann auszahlen – und dabei die Steuer auf die Ausschüttung einbehalten und abführen.

Wer vorher Geld entnimmt, etwa als Vorschuss auf den Gewinn, riskiert, dass mehr ausgezahlt ist, als verteilt werden darf. Wie die Ausschüttung selbst abläuft, steht im Ratgeber Gewinnausschüttung aus der UG; was im ersten Jahr alles ansteht, unter das erste Geschäftsjahr der UG.

Eine Hand unterschreibt einen Gesellschafterbeschluss über die gesetzliche Rücklage der UG

Was eine gute Lösung können muss

Ob Ihre Kanzlei rechnet oder ein Programm: Diese Punkte sollten selbstverständlich sein.

  • Die Rücklage entsteht aus Jahresüberschuss und Verlustvortrag, ohne dass Sie sie von Hand eintragen.
  • Sie steht in Bilanz und E-Bilanz als eigener Posten.
  • Der Beschluss der Gesellschafter übernimmt dieselbe Zahl.
  • Eine geplante Ausschüttung wird gegen die Rücklage geprüft, bevor Geld fließt.
  • Der Bestand aus den Vorjahren wird fortgeführt, nicht jedes Jahr neu geschätzt.

Fragen, die Sie stellen sollten

  • Ist der Verlustvortrag aus dem Vorjahr abgezogen?
  • Steht die Rücklage schon in der aufgestellten Bilanz – oder erst im Beschluss?
  • Übernimmt der Feststellungsbeschluss dieselbe Zahl?
  • Wie hoch ist die Rücklage aus allen Vorjahren zusammen?
  • Was setzt eine Erhöhung des Stammkapitals aus der Rücklage voraus?

Häufige Fragen

Wird die Rücklage der UG vor oder nach Steuern berechnet?

Nach Steuern. Maßgeblich ist der Jahresüberschuss, also der Gewinn nach Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer, gemindert um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr. Bei 12.000 € Jahresüberschuss ohne Verlustvortrag gehen 3.000 € in die Rücklage.

Muss die UG auch bei Verlust eine Rücklage bilden?

Nein. Ohne Jahresüberschuss wird nichts eingestellt, und ein Verlustvortrag aus dem Vorjahr wird erst abgezogen, bevor ein Viertel in die Rücklage geht. Die Rücklage aus früheren Jahren bleibt stehen; sie darf aber einen Verlust ausgleichen.

Wie lange muss die UG Rücklagen bilden?

So lange, bis die UG ihr Stammkapital auf mindestens 25.000 € erhöht hat. Eine feste Zahl von Jahren gibt es nicht, und eine Obergrenze für die Rücklage auch nicht.

Was gilt, wenn die Rücklage 25.000 Euro erreicht?

Dann ändert sich von selbst nichts. Erst eine Erhöhung des Stammkapitals auf 25.000 €, beschlossen beim Notar und eingetragen im Handelsregister, beendet die Pflicht. Oft wird dafür die Rücklage selbst in Stammkapital umgewandelt.

Wie wird die gesetzliche Rücklage gebucht?

Im SKR04 auf dem Konto 2930 „Gesetzliche Rücklage“, im SKR03 auf 0846. Das Konto bekommt den Betrag im Haben; die Gegenbuchung läuft über die Ergebnisverwendung, und zwar schon in der Bilanz, die die Geschäftsführung aufstellt.

Darf die UG die gesetzliche Rücklage auflösen?

Nur für drei Zwecke: für eine Erhöhung des Stammkapitals aus Mitteln der Gesellschaft und zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags oder eines Verlustvortrags. Eine Auszahlung an die Gesellschafter ist nicht darunter.

Und Bilanzboss?

In Bilanzboss entsteht die Rücklage aus Jahresüberschuss und Verlustvortrag von selbst. Dieselbe Zahl steht in der Bilanz, in der E-Bilanz und im Beschluss der Gesellschafter. Plant die Gesellschaft eine Ausschüttung, zieht das Programm die Rücklage vom verteilbaren Betrag ab.

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