XRechnung oder ZUGFeRD: Der Unterschied einfach erklärt
XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ein PDF mit XML darin. Welches Format wer verlangt, welche Profile zählen und wie Sie eine E-Rechnung prüfen.
Von der Bilanzboss-Redaktion · veröffentlicht am · Stand der Angaben:
Kurz gesagt
XRechnung und ZUGFeRD sind beide E-Rechnungen nach derselben europäischen Norm, nur verschieden verpackt. Die XRechnung ist eine reine Datei im Format XML, die nur ein Programm lesen kann; sie verlangen vor allem öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD ist ein PDF für Menschen mit derselben Art Datei darin für die Programme.
Was beide gemeinsam haben
Eine E-Rechnung ist keine PDF, die per E-Mail kommt, sondern eine Rechnung in einem festen, maschinenlesbaren Aufbau. Grundlage ist eine europäische Norm mit der Nummer EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthält und wie jede heißt: Nummer, Datum, Lieferant, Empfänger, Positionen, Beträge, Steuersätze.
XRechnung und ZUGFeRD setzen diese Norm um. Der Inhalt ist derselbe; der Unterschied liegt in der Verpackung und darin, wer sie verlangt. Ab wann ein Unternehmen E-Rechnungen empfangen und schreiben muss, steht im Ratgeber ab wann die E-Rechnung Pflicht ist. Hier geht es nur um die Form.
XRechnung: die reine Datei
Die XRechnung ist eine Textdatei mit festen Feldnamen im Format XML. Ohne passendes Programm sehen Sie nur Zeichenketten in spitzen Klammern. Ein Anzeigeprogramm macht daraus eine lesbare Ansicht, aber die Rechnung bleibt die Datei.
Entwickelt wurde sie für die öffentliche Verwaltung in Deutschland. Bund, Länder und viele Gemeinden verlangen sie von ihren Lieferanten. Eingereicht wird sie meist über ein Rechnungsportal der Verwaltung; der Bund nutzt dafür eine zentrale Plattform, für die sich der Rechnungssteller einmal registriert.
Leitweg-ID: die Adresse für Rechnungen an Behörden
Damit eine XRechnung beim richtigen Amt ankommt, braucht sie eine Leitweg-ID. Das ist eine Kennung mit Prüfziffer, die Ihnen der Auftraggeber nennt, zum Beispiel in der Bestellung. Fehlt sie oder ist sie falsch, kommt die Rechnung zurück.
Wer im Handwerk für Schulen oder Ämter arbeitet, kennt das; mehr dazu auf der Seite für Handwerk und Bau.
Peppol: kein Format, sondern ein Weg
Peppol ist ein europäisches Netz, über das Programme E-Rechnungen zustellen, ähnlich wie ein Postdienst. Was darüber verschickt wird, ist weiterhin eine XRechnung oder eine andere Rechnung nach der Norm.
ZUGFeRD: das PDF mit Datei darin
ZUGFeRD ist ein PDF, wie Sie es kennen, mit einer angehängten XML-Datei. Der Mensch liest das PDF, das Programm liest die Datei. Der Empfänger kann die Rechnung also ansehen, auch wenn sein Programm noch nichts damit anfangen kann.
Zählen tut aber die Datei, nicht das Bild. Stehen im PDF andere Beträge als in der Datei, ist das ein Fehler, und maßgeblich ist die Datei. Ein gutes Programm erzeugt beides aus denselben Zahlen.
Für den Absender ist ZUGFeRD oft der leichtere Einstieg: Die Rechnung sieht für den Kunden aus wie bisher. Agenturen und Dienstleister, die an Firmen schreiben, finden mehr dazu auf der Seite für Agenturen.
Factur-X und ZUGFeRD: dasselbe unter zwei Namen?
Ja, im Wesentlichen. Factur-X ist derselbe Standard unter französischem Namen. Eine Rechnung, die so bezeichnet ist, können Sie wie ZUGFeRD behandeln.
Die ZUGFeRD-Profile: welche als E-Rechnung zählen
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, also Stufen, die festlegen, wie viele Angaben die Datei enthält. Die beiden kleinsten, MINIMUM und BASIC-WL, enthalten keine einzelnen Rechnungspositionen und gelten deshalb nicht als E-Rechnung.
Darüber liegen BASIC, EN 16931 und EXTENDED. EN 16931 enthält genau die Angaben der europäischen Norm. Ein weiteres Profil heißt XRECHNUNG: Es baut die Regeln der XRechnung in ein ZUGFeRD-PDF ein.
Für eine Rechnung zwischen Unternehmen ist EN 16931 der übliche Weg. Steht MINIMUM oder BASIC-WL in der Datei, ist sie keine E-Rechnung im Sinne der Norm, auch wenn sie so aussieht.
Rechenbeispiel
Ein Beispiel und der Vergleich
Ein erfundenes Beispiel: Eine GmbH berechnet einen Auftrag mit 1.200,00 € netto, 19 Prozent Umsatzsteuer, also 228,00 € Steuer und 1.428,00 € zusammen.
In einer E-Rechnung stehen diese drei Beträge nicht als Text, sondern in Feldern mit festem Namen: eins für den Betrag ohne Steuer, eins für die Steuer, eins für den Gesamtbetrag.
Das Programm des Empfängers liest sie, muss nichts erraten und kann nachrechnen, ob die Summen zusammenpassen.
Für Rechnungen zwischen Unternehmen sind beide Formen zulässig, solange sie der Norm folgen. Nur wo ein Auftraggeber ausdrücklich XRechnung verlangt, muss es XRechnung sein.
Wie Sie eine E-Rechnung prüfen
- Ist überhaupt eine Datei dabei?Ein PDF ohne angehängte Datei ist keine E-Rechnung.
- Welches Profil?MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht.
- Passen die Summen?Nettobeträge je Steuersatz, Steuer und Gesamtbetrag müssen zusammenpassen.
Validator und Viewer: Datei prüfen und lesbar machen
Ein Validator, also ein Prüfprogramm, hält die Datei gegen die Regeln der Norm. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards stellt einen kostenlos bereit. Ein Viewer, also ein Anzeigeprogramm, macht aus einer XRechnung eine lesbare Ansicht. Viele Buchhaltungsprogramme können beides beim Einlesen.
Typische Gründe, warum eine E-Rechnung zurückkommt:
- eine falsche oder fehlende Leitweg-ID,
- eine fehlende Bestellnummer, wenn der Auftraggeber eine vorgegeben hat,
- Beträge im PDF, die nicht zu denen in der Datei passen,
- Rundungsdifferenzen zwischen Positionen und Summen.
Was beim Empfang anders wird
Bei ZUGFeRD sieht eine E-Rechnung aus wie jede PDF-Rechnung, bei einer XRechnung sieht man ohne Programm nur Text. Das ist kein Fehler des Absenders.
Aufbewahrt wird die Datei so, wie sie gekommen ist; ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Wie lange, steht unter E-Rechnungen richtig aufbewahren.
Der eigentliche Vorteil liegt in der Buchung. Betrag, Steuersatz, Datum und Lieferant stehen in festen Feldern; das Programm muss nichts erkennen, es liest. Wie das bei Papier und Fotos geht, zeigt der Ratgeber Belege ohne Abtippen erfassen.
Was die Umstellung kostet
Die Formate selbst kosten nichts. Beide Standards sind veröffentlicht, der amtliche Prüfer ist kostenlos, und die Registrierung bei der Plattform des Bundes ebenfalls.
Kosten entstehen im Programm: Wer Rechnungen heute mit einer Textverarbeitung schreibt, braucht eines, das E-Rechnungen erzeugt und liest. Was eine Buchhaltung für GmbH und UG können sollte, steht unter Buchhaltungssoftware, die beide Formate kann; was sie hier kostet, auf der Seite Preise der Buchhaltung.
Was eine gute Lösung können muss
- Sie schreibt ZUGFeRD im Profil EN 16931 und, wenn ein Auftraggeber es verlangt, XRechnung, aus denselben Zahlen.
- Sie prüft eine Leitweg-ID, bevor die Rechnung hinausgeht.
- Sie prüft jede Rechnung gegen die amtlichen Regeln.
- Sie liest eingehende E-Rechnungen in beiden Formen und rechnet die Summen nach.
- Sie bewahrt die Datei unverändert auf, nicht nur ein Bild davon.
Fragen, die Sie stellen sollten
- Schreibt das Programm ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder nur ein kleineres Profil?
- Kann es eine XRechnung mit Leitweg-ID erzeugen, und wer lädt sie beim Rechnungsportal hoch?
- Liest es eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen, oder nur das PDF?
- Wird jede Rechnung vor dem Versand gegen die amtlichen Regeln geprüft?
- Wie wird die Datei aufbewahrt, und bekomme ich sie bei einer Kündigung heraus?
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die ein Programm liest. ZUGFeRD ist ein PDF, das Menschen lesen können, mit einer XML-Datei darin. Beide folgen derselben europäischen Norm; maßgeblich ist jeweils die Datei.
Welche ZUGFeRD-Profile zählen als E-Rechnung?
BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Die beiden kleinsten Profile, MINIMUM und BASIC-WL, enthalten keine einzelnen Positionen und gelten nicht als E-Rechnung.
Was ist eine Leitweg-ID?
Eine Kennung mit Prüfziffer, die eine Behörde ihren Lieferanten nennt. Sie gehört in jede XRechnung an diese Behörde, damit die Rechnung beim richtigen Amt ankommt.
Ist Peppol ein eigenes Rechnungsformat?
Nein. Peppol ist ein europäisches Netz, über das Programme E-Rechnungen zustellen. Was darüber verschickt wird, ist weiterhin eine XRechnung oder eine andere Rechnung nach der Norm.
Wie kann ich prüfen, ob eine E-Rechnung gültig ist?
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards stellt einen kostenlosen Prüfer bereit, der eine Datei gegen die Regeln der Norm und der XRechnung hält. Viele Buchhaltungsprogramme prüfen beim Einlesen von selbst.
Und Bilanzboss?
Bilanzboss schreibt Ihre Rechnungen als PDF mit eingebetteter Datei im Profil EN 16931 und für öffentliche Auftraggeber als XRechnung; die Leitweg-ID prüft das Programm an ihrer Prüfziffer, das Hochladen beim Rechnungsportal des Empfängers übernehmen Sie selbst.
Eingehende E-Rechnungen in beiden Formen liest das Programm aus und macht daraus einen Buchungsvorschlag, den Sie bestätigen. Ob die PDF selbst allen Regeln des Archivformats folgt, hat noch kein eigenes Prüfwerkzeug bestätigt. Was die Buchhaltung kostet, steht auf der Preisseite.
Preise ansehenDieser Ratgeber erklärt allgemein, wie es geht, und rechnet mit erfundenen Zahlen. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Ob etwas auf Ihre Gesellschaft passt, klären Sie im Zweifel mit einer Steuerkanzlei.
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