Reisekosten des GmbH-Geschäftsführers: Pauschalen, Erstattung, Buchung

Reisekosten des Geschäftsführers einer GmbH: Verpflegungspauschalen, Fahrtkosten und Hotel – wie die GmbH die Kosten erstattet und richtig bucht.

Von der Bilanzboss-Redaktion · veröffentlicht am 19.10.2026 · Stand der Angaben: 19.10.2026

Kurz gesagt

Reisekosten des Geschäftsführers einer GmbH kann die Gesellschaft ihm steuerfrei erstatten, wenn er beruflich unterwegs war: Fahrt, Übernachtung und für die Verpflegung feste Pauschalen von 14 € und 28 € am Tag.

Der angestellte Geschäftsführer ist dabei Arbeitnehmer der GmbH, auch wenn ihm die Anteile gehören. Gebucht wird deshalb auf die Reisekostenkonten für Arbeitnehmer.

Wann eine Dienstreise vorliegt

Eine Dienstreise ist jede berufliche Fahrt weg von der Wohnung und vom eigenen Büro – zum Kunden, zur Messe, zur Baustelle. Das Büro der GmbH ist für den Geschäftsführer die erste Tätigkeitsstätte; die Fahrt dorthin ist keine Reise, sondern der Weg zur Arbeit.

Arbeitet er länger als drei Monate ununterbrochen am selben auswärtigen Ort, fallen die Verpflegungspauschalen dort weg; Fahrt und Übernachtung bleiben erstattungsfähig.

Für Handwerksbetriebe mit wechselnden Baustellen gibt es eigene Regeln, mehr unter Buchhaltung für das Handwerk.

Verpflegungspauschalen im Inland

Abwesenheit	Pauschale
mehr als 8 Stunden ohne Übernachtung	14 €
An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung	14 €
voller Tag mit 24 Stunden unterwegs	28 €

Bezahlt die GmbH oder ein Geschäftspartner eine Mahlzeit, wird die Pauschale gekürzt: um 5,60 € für ein Frühstück und um je 11,20 € für Mittag- und Abendessen – höchstens bis auf null. Steckt das Frühstück im Hotelpreis, wird es nicht aus der Hotelrechnung herausgerechnet, sondern kürzt die Pauschale des nächsten Tages.

Fahrtkosten: Firmenwagen oder eigenes Auto

Fährt der Geschäftsführer mit dem eigenen Auto, darf die GmbH ihm 0,30 € je gefahrenen Kilometer steuerfrei erstatten – ohne Einzelnachweis der Kosten. Nimmt er den Firmenwagen, zahlt die GmbH die Kosten ohnehin selbst; dann gibt es keinen Kilometersatz.

Wie der Firmenwagen privat versteuert wird, steht unter Firmenwagen in der GmbH. Bahn und Flug werden mit der Rechnung erstattet.

Übernachtung und Nebenkosten

Die Übernachtung erstattet die GmbH mit der Hotelrechnung. Lautet sie auf die GmbH, kann die GmbH die Vorsteuer abziehen – die Umsatzsteuer, die sie beim Einkauf bezahlt hat und vom Finanzamt zurückbekommt.

Parkgebühren, Maut und Gepäckaufbewahrung sind Nebenkosten der Reise und werden mit Beleg erstattet. Geschäftsessen unterwegs sind keine Reisekosten, sondern Bewirtung – siehe Bewirtungskosten buchen.

Zwei Personen arbeiten im Hotelzimmer am Laptop – Übernachtung als Reisekosten des Geschäftsführers

Ausland: die amtliche Tabelle

Für Reisen ins Ausland gelten eigene Pauschalen je Land, die das Bundesministerium der Finanzen jedes Jahr veröffentlicht. Diese Beträge sind hier nicht gerechnet. Wer ins Ausland reist, nimmt den Betrag aus der Tabelle des Jahres und trägt ihn ein.

Die Reisekostenabrechnung als Beleg

Weil Pauschalen keine Quittung haben, ist die Abrechnung selbst der Beleg. Hinein gehören:

Anlass und Zielder Reise.
Abfahrt und Rückkehrmit Datum und Uhrzeit.
Gestellte Mahlzeiten, auch das Frühstück im Hotel.
Gefahrene Kilometer, wenn das eigene Auto genutzt wurde.
Die Belegefür Hotel, Bahn, Parken.

Die Hotelrechnung fotografieren Sie noch vor Ort, wie unter Belege automatisch erfassen beschrieben.

Rechenbeispiel

Buchungsbeispiel: zwei Tage beim Kunden

Ein erfundenes Beispiel: Der Geschäftsführer fährt mit dem eigenen Auto zu einem Kunden, ist am ersten Tag 10 Stunden unterwegs, übernachtet im Hotel mit Frühstück und ist am zweiten Tag nach 9 Stunden zurück. Hin und zurück sind es 460 Kilometer. Die Rechnung des Hotels lautet auf die GmbH.

Die Zahlen der erfundenen Reise.

Posten	Betrag
Verpflegung Tag 1 (Anreise, 10 Stunden)	14,00 €
Verpflegung Tag 2 (Abreise), gekürzt um das Frühstück	8,40 €
Fahrt mit dem eigenen Auto, 460 km	138,00 €
Hotel, netto laut Rechnung	98,00 €
Vorsteuer aus der Hotelrechnung	6,86 €
Erstattung zusammen	265,26 €

Für die Verpflegung kommen so 22,40 € zusammen.

Gebucht wird im SKR04 auf 6664 Reisekosten Arbeitnehmer, Verpflegungsmehraufwand, 6663 Reisekosten Arbeitnehmer, Fahrtkosten und 6660 Reisekosten Arbeitnehmer, Übernachtungsaufwand, die Vorsteuer auf 1401. Im SKR03 sind es 4664, 4663 und 4666. Gegenkonto ist die Bank, wenn die GmbH sofort überweist, sonst ein Verrechnungskonto mit dem Geschäftsführer.

Gesellschafter-Geschäftsführer: was als Gehalt zählt

Ausschnitt aus der Seite für Agenturen im Programm – dort, wo auch Reisekosten des Geschäftsführers gebucht werden

Auch wenn dem Geschäftsführer die GmbH gehört, bleibt er für die Reisekosten ihr Arbeitnehmer. Ob er auch in der Sozialversicherung als Arbeitnehmer gilt, ist eine andere Frage – sie steht unter Sozialversicherung des Gesellschafter-Geschäftsführers.

Für Agenturen mit vielen Kundenterminen gibt es eine eigene Seite: Buchhaltung für Agenturen.

Häufige Fehler bei Reisekosten

Konten für Unternehmer genommen.Der Geschäftsführer einer GmbH ist Arbeitnehmer; die Konten für Reisekosten des Unternehmers sind für Inhaber ohne Gesellschaft gedacht.
Frühstück nicht gekürzt.Steckt es im Hotelpreis, fehlt sonst die Kürzung der Pauschale.
Keine Uhrzeiten.Ohne Abfahrt und Rückkehr lässt sich die Pauschale nicht nachweisen.
Kilometergeld für den Firmenwagen.Wer mit dem Wagen der GmbH fährt, bekommt keinen Kilometersatz zusätzlich.
Hotelrechnung auf den Namen des Geschäftsführers.Dann fehlt der GmbH die Rechnung für die Vorsteuer.

Was ein Programm dafür können muss

Die Pauschalen rechnenaus Abfahrt und Rückkehr, statt sie nachzuschlagen.
Gestellte Mahlzeiten kürzen, auch das Frühstück im Hotelpreis.
Die richtigen Kontenfür Arbeitnehmer nehmen, nicht die für Inhaber ohne Gesellschaft.
Belege an der Reisefesthalten.

Was die Reise die GmbH kostet

Für die GmbH sind erstattete Reisekosten Betriebsausgaben: Im Beispiel mindern 258,40 € den Gewinn, die Vorsteuer von 6,86 € kommt zurück.

Für den Geschäftsführer ist die Erstattung steuerfrei und frei von Sozialabgaben, solange sie die Pauschalen und die belegten Kosten nicht übersteigt.

Zahlt die GmbH mehr, ist der Teil darüber Arbeitslohn und läuft über die Gehaltsabrechnung – mehr dazu unter Geschäftsführergehalt buchen.

Fragen, die Sie stellen sollten

Rechnet das Programm die Verpflegungspauschalen aus Abfahrt und Rückkehr?
Wird das Frühstück im Hotelpreis von der Pauschale abgezogen?
Bucht es auf die Reisekostenkonten für Arbeitnehmer?
Kann ich Hotelrechnung und Fahrkarte an die Reise hängen?

Häufige Fragen

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?

Im Inland 14 € für jeden Tag mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit und für An- und Abreisetage, 28 € für jeden vollen Tag mit 24 Stunden unterwegs. Für das Ausland gelten eigene Beträge je Land.

Wie bucht die GmbH Reisekosten des Geschäftsführers?

Auf die Reisekostenkonten für Arbeitnehmer, getrennt nach Verpflegung, Fahrt und Übernachtung. Der Geschäftsführer ist Arbeitnehmer der GmbH, auch wenn ihm die Anteile gehören.

Muss die Pauschale gekürzt werden, wenn das Frühstück im Hotel inklusive ist?

Ja. Steckt das Frühstück im Hotelpreis, kürzt es die Pauschale des nächsten Tages um 5,60 €. Die Hotelrechnung selbst wird nicht geteilt.

Welcher Kilometersatz gilt für Fahrten mit dem eigenen Auto?

0,30 € je gefahrenen Kilometer, ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten. Mit dem Firmenwagen gibt es keinen Kilometersatz, weil die GmbH die Kosten schon trägt.

Gibt es eigene Pauschalen für Auslandsreisen?

Ja, je Land eigene Beträge, die jedes Jahr neu veröffentlicht werden. Sie stehen in der amtlichen Tabelle des Jahres.

Und Bilanzboss?

In Bilanzboss tragen Sie Abfahrt, Rückkehr, Kilometer und gestellte Mahlzeiten einer Reise ein; die Pauschalen und die Kürzungen rechnet das Programm. Belege wie die Hotelrechnung fotografieren Sie dazu. Gebucht wird auf die Konten der Arbeitnehmer-Reisekosten.

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Dieser Ratgeber erklärt allgemein, wie es geht, und rechnet mit erfundenen Zahlen. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Ob etwas auf Ihre Gesellschaft passt, klären Sie im Zweifel mit einer Steuerkanzlei.