Firmenwagen in der GmbH: Privatnutzung, 1-%-Regel, Fahrtenbuch und Buchung

Firmenwagen in der GmbH: wie die Privatnutzung des Geschäftsführers pauschal oder per Fahrtenbuch versteuert und gebucht wird – mit Rechenbeispiel.

Von der Bilanzboss-Redaktion · veröffentlicht am 19.10.2026 · Stand der Angaben: 19.10.2026

Kurz gesagt

Ein Firmenwagen gehört der GmbH, und sie trägt alle Kosten. Darf der Geschäftsführer ihn auch privat fahren, ist dieser Vorteil Teil seines Gehalts und wird versteuert.

Bewertet wird er entweder pauschal mit 1 % des Listenpreises je Monat oder nach den tatsächlichen Kosten mit einem Fahrtenbuch. Die private Nutzung muss im Anstellungsvertrag vereinbart sein.

Wem das Auto gehört und wer was versteuert

Kauft oder least die GmbH ein Auto, ist es ihr Fahrzeug. Kaufpreis oder Leasingraten, Sprit, Versicherung und Werkstatt sind ihre Betriebsausgaben – auch wenn der Wagen teilweise privat gefahren wird.

Der Geschäftsführer ist Angestellter seiner GmbH, auch wenn ihm alle Anteile gehören. Darf er den Firmenwagen privat nutzen, bekommt er einen Vorteil, der kein Geld ist. Das Steuerrecht nennt das einen Sachbezug und behandelt ihn wie Gehalt: Er steht auf der Gehaltsabrechnung, und es fällt Lohnsteuer darauf an.

Kaufen oder leasen: was sich in der Buchhaltung unterscheidet

Ein gekauftes Auto steht als Anlagegut in der Bilanz und wird über die Jahre abgeschrieben – es gehört ins Anlagenverzeichnis. Beim Leasing ist die monatliche Rate Aufwand. Für die Privatnutzung macht es keinen Unterschied.

Eine Geschäftsführerin liest im Auto ihre Unterlagen – der Firmenwagen der GmbH im Alltag

Erst der Vertrag, dann die Fahrt

Die private Nutzung muss im Anstellungsvertrag stehen, schriftlich und bevor der Geschäftsführer das erste Mal privat fährt. Was der Vertrag erlaubt – etwa Fahrten von Familienangehörigen –, steht am besten ausdrücklich darin.

Firmenwagen ohne Geschäftsführergehalt: was dann gilt

Ist die Nutzung vereinbart, ist sie Gehalt, auch wenn sonst kein Geld fließt. Fehlt die Vereinbarung, wird sie als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt: ein Vorteil ohne klare Vereinbarung wie unter Fremden. Er mindert den Gewinn der GmbH nicht – mehr unter Gewinnausschüttung und verdeckte Ausschüttung.

Privatnutzung verboten: was das Finanzamt sehen will

Fährt der Geschäftsführer den Wagen gar nicht privat, entsteht kein Sachbezug. Das muss vereinbart und nachvollziehbar sein. Wie das Finanzamt ein Verbot im einzelnen Fall beurteilt, klären Sie mit einer Steuerkanzlei.

Rechenbeispiel

Die pauschale Methode

Die pauschale Methode braucht keine Aufzeichnungen. Sie rechnet mit dem Listenpreis des Autos: dem Preis laut Hersteller am Tag der ersten Zulassung, mit Umsatzsteuer, abgerundet auf volle hundert Euro. Was die GmbH wirklich bezahlt hat, spielt keine Rolle – auch nicht bei einem Gebrauchtwagen oder beim Leasing.

Privatfahrten:1 % des Listenpreises für jeden Monat.
Der Weg zur Arbeit:zusätzlich 0,03 % des Listenpreises je Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, ebenfalls für jeden Monat.
Wer selten ins Büro fährt,kann den Weg zur Arbeit stattdessen einzeln bewerten: 0,002 % des Listenpreises je Kilometer und Fahrt, für höchstens 180 Tage im Jahr. Dann muss festgehalten werden, an welchen Tagen gefahren wurde.

Ein erfundenes Beispiel: Die GmbH kauft einen Wagen mit Benzinmotor, Listenpreis 45.990,00 €. Der Geschäftsführer wohnt 12 Kilometer vom Büro entfernt und darf das Auto laut Vertrag privat nutzen.

Privatfahrten und Arbeitsweg ergeben den Vorteil im Monat – gerechnet mit dem erfundenen Listenpreis.

Ein Monat, pauschal	Betrag
Listenpreis, abgerundet	45.900,00 €
Privatfahrten	459,00 €
Weg zur Arbeit, 12 km	165,24 €
Vorteil im Monat	624,24 €

Im Jahr sind das 7.490,88 €. Dieser Betrag wird dem Gehalt des Geschäftsführers zugerechnet; er zahlt darauf Lohnsteuer, bekommt das Geld aber nicht ausgezahlt. Fährt er nur an 8 Tagen im Monat ins Büro und lässt den Weg einzeln bewerten, sinkt der Anteil für den Arbeitsweg von 165,24 € auf 88,13 € im Monat.

Elektro- und Hybridautos

Für Elektroautos rechnet das Gesetz günstiger: Bei der Lohnsteuer zählt nur ein Bruchteil des Listenpreises. Wie groß er ist, hängt am Listenpreis und am Tag der Anschaffung.

Die Preisgrenze dafür ist mehrfach angehoben worden; für ein älteres Auto gilt die Grenze von damals. Auch für Hybridautos, die sich an der Steckdose laden lassen, gibt es eine Kürzung, wenn sie wenig ausstoßen oder weit genug elektrisch fahren.

Diese Kürzung gilt aber nur für die Lohnsteuer. Die Umsatzsteuer auf die private Nutzung wird vom ungekürzten Wert gerechnet.

Das Fahrtenbuch

Beim Fahrtenbuch zählt, was das Auto wirklich kostet. Alle Kosten des Jahres werden zusammengerechnet und nach den Kilometern auf privat und betrieblich verteilt. Das Finanzamt erkennt es nur an, wenn es ordentlich geführt ist:

Ein gebundenes Buch oder ein elektronisches Fahrtenbuch, das spätere Änderungen ausschließt oder sichtbar macht – eine Tabelle am Rechner genügt nicht.
Zeitnah geführt, zu jeder Fahrt, lückenlos.
Für jede betriebliche Fahrt Datum, Kilometerstand, Ziel, Zweck und Geschäftspartner.
Für Privatfahrten genügen die Kilometer.

Verwirft das Finanzamt das Fahrtenbuch, gilt rückwirkend für das ganze Jahr die pauschale Methode.

Im Beispiel: Der Wagen fährt im Jahr 20.000 Kilometer, davon 4.000 privat. Das sind 20 %. Die GmbH hat für das Auto 5.200 € laufende Kosten und 7.500 € Abschreibung, zusammen 12.700 €. Der private Anteil daran beträgt 2.540,00 €.

Nach der pauschalen Methode wären es für die Privatfahrten 5.508,00 € im Jahr. Der Arbeitsweg kommt bei beiden Methoden noch dazu.

Das Ergebnis kann auch andersherum ausfallen: Bei einem günstigen Listenpreis, hohen Kosten und vielen privaten Kilometern liegt das Fahrtenbuch über der Pauschale. Welche Methode gilt, wird für das ganze Jahr und je Fahrzeug einheitlich festgelegt. Ein Wechsel mitten im Jahr geht nur, wenn das Fahrzeug wechselt.

Ein Mann schreibt im Auto in ein Heft – Fahrtenbuch für den Firmenwagen in der GmbH führen

Wie der Firmenwagen gebucht wird

Das Auto selbst steht als Anlagegut in der Bilanz, auf dem Konto 0520 im SKR04 und 0320 im SKR03, und wird über die Jahre abgeschrieben. Sprit, Versicherung, Steuer und Werkstatt sind laufender Aufwand der GmbH.

Die private Nutzung wird jeden Monat mit der Gehaltsabrechnung gebucht. Im Beispiel:

Buchung im Monat	Soll	Haben
Gehälter (6020 im SKR04 und 4120 im SKR03)	624,24 €
Erlöse aus Sachbezügen (4947 im SKR04 und 8611 im SKR03)		524,57 €
Umsatzsteuer (3806 im SKR04 und 1776 im SKR03)		99,67 €

Die Umsatzsteuer steckt im Vorteil schon drin und wird herausgerechnet: Die GmbH führt im Beispiel 99,67 € im Monat ans Finanzamt ab. Dafür durfte sie beim Kauf und bei den laufenden Kosten die Vorsteuer abziehen – also die Umsatzsteuer, die sie beim Einkauf bezahlt hat und vom Finanzamt zurückbekommt.

Bei der Abschreibung gibt es für Elektrofahrzeuge eine befristete Sonderregel: Im Jahr der Anschaffung dürfen 75 % der Kosten abgeschrieben werden, in den folgenden Jahren 10 %, 5 %, 5 %, 3 % und 2 %.

Sonst wird ein Auto in der Regel in gleichen Jahresbeträgen über seine Nutzungsdauer abgeschrieben. Ob die Sonderregel für ein bestimmtes Fahrzeug gilt, hängt am Tag der Anschaffung.

Den Sachbezug rechnet die Gehaltsabrechnung ein; wie das Gehalt selbst gebucht wird, steht unter Sachbezug in der Gehaltsabrechnung. Die Lohnabrechnung gibt es als Zusatzmodul.

Was eine gute Lösung können muss

Sie rechnet den Monatswert aus Listenpreis, Antrieb, Tag der Anschaffung und Entfernung – mit Rechenweg.
Sie wendet die Kürzung für Elektroautos nur auf die Lohnsteuer an, nicht auf die Umsatzsteuer.
Sie bucht den Vorteil jeden Monat und führt die Umsatzsteuer in der Voranmeldung.
Sie stellt Pauschale und Fahrtenbuch nebeneinander, ohne Ihnen die Wahl abzunehmen.
Sie warnt, wenn die Vereinbarung im Anstellungsvertrag fehlt.

Was Programme sonst leisten sollten, steht unter Buchhaltungssoftware für die GmbH. Ob für den Geschäftsführer Beiträge zur Sozialversicherung anfallen, erklärt der Ratgeber Sozialversicherung des Geschäftsführers.

Was der Firmenwagen an Steuern kostet

Für den Geschäftsführer. Er zahlt Lohnsteuer auf den Vorteil, im Beispiel auf 7.490,88 € im Jahr. Wie viel das ist, hängt an seinem persönlichen Steuersatz. Dafür trägt er für das Auto keine eigenen Kosten.

Für die GmbH. Sie trägt alle Kosten des Fahrzeugs und führt die Umsatzsteuer auf die private Nutzung ab, im Beispiel 1.196,04 € im Jahr. Die Kosten mindern ihren Gewinn. Sind die gesamten Kosten des Autos in einem Jahr niedriger als der pauschale Wert, wird höchstens der Betrag der Kosten angesetzt.

Für das Fahrtenbuch. Es kostet vor allem Zeit: jede Fahrt, jeden Tag. Elektronische Fahrtenbücher nehmen einen Teil davon ab und kosten eine laufende Gebühr. Achten Sie darauf, dass spätere Änderungen an den Einträgen ausgeschlossen sind oder mitgeschrieben werden.

Welche Methode für Sie günstiger ist, hängt an Listenpreis, Kosten und privaten Kilometern. Das lässt sich mit den eigenen Zahlen durchrechnen; die Entscheidung treffen Sie.

Die private Nutzung gehört am Jahresende auch in den Abschluss – wie eine fertige Bilanz aussieht, zeigt die Musterbilanz; was der Abschluss mit Firmenwagen kostet, steht unter Preise.

Je weniger privat gefahren wird, desto niedriger der Wert nach Fahrtenbuch – erfundene Zahlen.

Fragen, die Sie stellen sollten

Steht die private Nutzung in meinem Anstellungsvertrag, und seit wann?
Welchen Listenpreis hat das Fahrzeug am Tag der ersten Zulassung, mit Umsatzsteuer?
Wie viele Kilometer fahre ich im Jahr privat, und wie viele insgesamt?
Wird die Umsatzsteuer auf die private Nutzung jeden Monat angemeldet?
Wer rechnet den Vorteil jeden Monat in meine Gehaltsabrechnung ein?

Häufige Fragen

Wie wird die private Nutzung des Firmenwagens in der GmbH versteuert?

Als Teil des Gehalts: pauschal mit 1 % des Listenpreises je Monat plus einem Zuschlag für den Weg zur Arbeit, oder nach den tatsächlichen Kosten mit Fahrtenbuch. Im erfundenen Beispiel sind es pauschal 624,24 € im Monat.

Pauschale oder Fahrtenbuch – worin liegt der Unterschied?

Die Pauschale rechnet mit dem Listenpreis und braucht keine Aufzeichnungen. Das Fahrtenbuch verteilt die wirklichen Kosten nach Kilometern, verlangt aber jede Fahrt lückenlos und zeitnah. Welche Methode gilt, wird je Jahr und Fahrzeug festgelegt.

Darf der Geschäftsführer einen Firmenwagen ohne Gehalt fahren?

Ist die private Nutzung im Anstellungsvertrag vereinbart, ist sie Gehalt, auch wenn sonst kein Geld fließt – Lohnsteuer fällt trotzdem an. Fehlt die Vereinbarung, droht eine verdeckte Gewinnausschüttung.

Was gilt, wenn die Privatnutzung verboten ist?

Dann entsteht kein Sachbezug. Das Verbot muss aber schriftlich vereinbart und nachvollziehbar sein; wie das Finanzamt es im einzelnen Fall beurteilt, klärt eine Steuerkanzlei.

Fällt auf die Privatnutzung Umsatzsteuer an?

Ja. Die GmbH durfte beim Kauf und bei den laufenden Kosten die Vorsteuer abziehen und führt dafür auf die private Nutzung Umsatzsteuer ab, jeden Monat mit der Voranmeldung.

Was gilt für Elektro- und Hybridautos?

Bei der Lohnsteuer zählt nur ein Bruchteil des Listenpreises; wie groß, hängt an Preis und Tag der Anschaffung. Die Umsatzsteuer wird vom ungekürzten Wert gerechnet.

Und Bilanzboss?

Im Portal von Bilanzboss gibt es einen Rechner für den Firmenwagen: Er zeigt den Monatswert pauschal oder nach Fahrtenbuch, die Umsatzsteuer darin und einen Vorschlag für die Buchung.

Fehlt die Vereinbarung im Anstellungsvertrag, gibt er keinen Lohnwert aus, sondern sagt das. Ältere Elektroautos mit Minderung um die Batterie sind noch als in Prüfung gekennzeichnet, und ein Fahrtenbuch führt das Programm nicht.

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Dieser Ratgeber erklärt allgemein, wie es geht, und rechnet mit erfundenen Zahlen. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Ob etwas auf Ihre Gesellschaft passt, klären Sie im Zweifel mit einer Steuerkanzlei.