Aufbewahrungsfristen für GmbH und UG: Was ab 2027 weg darf

Was sich geändert hat: acht statt zehn Jahre für Belege

Für Buchungsbelege galten früher 10 Jahre, dieselbe Frist wie für Bücher. Sie ist auf 8 Jahre verkürzt worden. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei 10 Jahren.

Für die Ablage heißt das: Belege und Bücher eines Jahres laufen nicht mehr gleichzeitig ab. Wer bisher einen Ordner je Jahr für alles hatte, trennt am besten Belege und Abschlüsse, damit im Januar klar ist, was gehen darf.

Häufige Fälle kurz beantwortet

Kontoauszüge, Lieferscheine, Verträge

• Kontoauszügesind Buchungsbelege und haben deren Frist, auch wenn die Bank sie nur als PDF schickt.
• Lieferscheinehaben die Frist der Belege, wenn sie als Beleg für eine Buchung dienen, etwa weil die Rechnung auf sie verweist.
• Verträge, die noch laufen, bleiben, solange sie gelten. Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste und Beschlüsse behält die Gesellschaft dauerhaft.
• E-Mailsmit Auftrag, Bestellung oder Reklamation sind Geschäftsbriefe.

Lohnunterlagen und Personalakten

Lohnabrechnungen, die eine Buchung belegen, haben die Frist der Belege. Für Lohnkonten und Unterlagen der Sozialversicherung gelten eigene Fristen, die Bilanzboss noch nicht rechnet.

Unterlagen mit Daten von Personen sollen nicht länger liegen als nötig: Ist die Frist abgelaufen und nichts mehr offen, werden sie datenschutzgerecht aussortiert.

Und das Original nach dem Einscannen?

Ob eingescannte Belege das Original ersetzen dürfen, hängt an strengen Bedingungen, die in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein müssen. Im Zweifel bleibt das Original bis zum Ende der Frist.

Digitale Unterlagen: lesbar bis zum letzten Tag

Was als Datei ankommt, wird als Datei aufbewahrt. Eine E-Rechnung bleibt in ihrer ursprünglichen Form erhalten, wie der Ratgeber E-Rechnung für die GmbH erklärt. Ein Prüfer darf die Daten am Bildschirm sehen oder als Datei bekommen, während der ganzen Frist.

Das wird zur Falle, wenn das Buchhaltungsprogramm wechselt. Wer kündigt, hält die alten Daten trotzdem lesbar: durch einen vollständigen Export in einem offenen Format oder einen weiterlaufenden Lesezugang.

Was beim Wechsel mitzunehmen ist, steht unter Sie haben schon Abschlüsse. Auch Belege, die ein Programm erfasst hat, bleiben im Original aufbewahrungspflichtig, siehe Belegerkennung.

Was eine gute Ablage können muss

• Jede Unterlage ist einem Jahr und einer Art zugeordnet, damit die Frist ablesbar ist.
• Dateien bleiben unverändert; eine Änderung ist sichtbar.
• Belege lassen sich der Buchung zuordnen, zu der sie gehören.
• Alles lässt sich vollständig herausgeben, für einen Prüfer oder beim Wechsel.
• Offene Prüfungen und Einsprüche sind vermerkt, damit nichts zu früh aussortiert wird.

Praktisch ist, jeden Ordner gleich beim Anlegen mit dem Tag zu beschriften, ab dem er gehen darf. Für die Belege des Jahres 2027 ist das der 01.01.2036, für die Bücher desselben Jahres erst der 01.01.2038.

Ein fester Termin im Januar hilft. Im selben Monat stehen auch die ersten Umsatzsteuer-Fristen 2027 an; alle Pflichten des Jahres zeigt die Checkliste der Buchhaltungspflichten und als Bild die Zeitachse des Steuerjahres.

Was die Aufbewahrung kostet

Platz oder Speicher, dazu womöglich ein Lesezugang zu einem alten Programm.

Weil diese Pflicht in die Zukunft reicht, bildet eine Gesellschaft dafür im Jahresabschluss eine Rückstellung, also einen Betrag für eine Ausgabe, die sicher kommt, deren Höhe aber noch nicht feststeht.

Teurer ist das Fehlen: Kann eine Gesellschaft Unterlagen nicht vorlegen, darf das Finanzamt schätzen.