Geschäftsführergehalt buchen: Was die GmbH abführt und wie es im SKR03 und SKR04 steht

Geschäftsführergehalt in GmbH und UG buchen: Lohnsteuer, Sozialversicherung, Fristen und die Buchungssätze im SKR03 und SKR04 – was die GmbH abführt.

Von der Bilanzboss-Redaktion · veröffentlicht am 19.10.2026 · Stand der Angaben: 13.10.2026

Kurz gesagt

Das Geschäftsführergehalt ist für die GmbH Personalaufwand und mindert ihren Gewinn. Ausgezahlt wird nur der Nettobetrag: Die Lohnsteuer behält die GmbH ein und führt sie an das Finanzamt ab.

Sozialbeiträge gehen an die Krankenkasse, wenn der Geschäftsführer versicherungspflichtig ist – das hängt vor allem an seinem Anteil an der Gesellschaft. Gebucht wird erst die Abrechnung mit ihren Schulden, dann jede Zahlung.

Gehalt ist keine Ausschüttung

Der Geschäftsführer einer GmbH bekommt sein Gehalt von der Gesellschaft, auch wenn ihm alle Anteile gehören. Grundlage ist ein Anstellungsvertrag zwischen ihm und der GmbH. Sein Gehalt ist für die Gesellschaft eine Ausgabe wie jedes andere Gehalt.

Das unterscheidet es von der Ausschüttung. Eine Ausschüttung verteilt Gewinn, der schon versteuert ist, und sie braucht einen Beschluss der Gesellschafter. Das Gehalt mindert den Gewinn, bevor die Steuer gerechnet wird, und fließt jeden Monat.

Mehr zur Ausschüttung statt Gehalt; die Rechtsformen nebeneinander zeigt UG oder GmbH: Steuern im Vergleich.

Weil der Gesellschafter auf beiden Seiten des Vertrags sitzt, sieht das Finanzamt genauer hin.

Zahlungen, die nicht im Voraus vereinbart sind, können bei einem Gesellschafter mit Mehrheit als verdeckte Gewinnausschüttung gelten – eine Zahlung, die wie Gehalt aussieht, steuerlich aber wie eine Ausschüttung behandelt wird.

Grundlage jeder Buchung ist deshalb ein schriftlicher Vertrag vor der ersten Zahlung.

Wie viel Gehalt ist angemessen?

Das ist eine Frage des Einzelfalls. Ein Programm bewertet sie nicht; klären Sie sie mit einer Steuerkanzlei.

Eine Geschäftsführerin steht am Fenster ihres kleinen Büros – das Geschäftsführergehalt der Gesellschafterin in der GmbH

Die Konten im SKR03 und SKR04 auf einen Blick

Ein Kontenrahmen ist die Nummerierung der Buchhaltungskonten; üblich sind SKR03 und SKR04. Für das Geschäftsführergehalt brauchen Sie diese Konten:

Wofür	SKR04	SKR03
Gehalt des Geschäftsführers	6024	4124
Auszahlung, noch offen	3720	1740
Lohnsteuer, noch offen	3730	1741
Sozialbeiträge, noch offen	3740	1742
Anteil der GmbH an den Beiträgen	6110	4130
Bank	1800	1200

Zahlt die GmbH einen Zuschuss zur privaten Krankenversicherung, gehört er in die Lohnabrechnung. Ob er steuerfrei bleibt, hängt daran, ob der Geschäftsführer versicherungspflichtig beschäftigt ist.

Sozialversicherung: Beteiligung, Sperrminorität, 50 Prozent

Bei jedem Angestellten führt der Arbeitgeber Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung ab. Beim Geschäftsführer ist das nicht selbstverständlich. Entscheidend ist, ob er abhängig beschäftigt ist oder ob er in der Gesellschaft selbst das Sagen hat.

Die Rechtsprechung hat dafür eine klare Regel. Hält der Geschäftsführer mindestens 50 Prozent der Anteile, kann er Beschlüsse gegen sich verhindern. Er gilt dann in der Regel nicht als abhängig beschäftigt, und die GmbH führt für ihn keine Pflichtbeiträge ab.

Hält er weniger, ist er in der Regel versicherungspflichtig wie jeder Angestellte. Das gilt auch, wenn er im Alltag frei arbeitet.

Eine Ausnahme ist eine umfassende Sperrminorität, die in der Satzung steht: Mit ihr kann er jeden Beschluss gegen sich verhindern. Ein Geschäftsführer ganz ohne Anteile ist stets abhängig beschäftigt.

Verbindlich entscheidet das nicht die GmbH und nicht ihr Programm, sondern die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung. Meldet die GmbH einen Gesellschafter-Geschäftsführer bei der Krankenkasse an, leitet die Kasse dieses Verfahren von sich aus ein. Mehr dazu, wann Beiträge anfallen.

Geschäftsführer als Minijob?

Ein Minijob ist eine Beschäftigung. Wer als Gesellschafter-Geschäftsführer nicht abhängig beschäftigt ist, kann deshalb nicht als Minijobber seiner GmbH abgerechnet werden. Was Minijobber in der GmbH kosten, steht im eigenen Ratgeber.

Was die GmbH jeden Monat abführt

Zu jedem Gehalt gehört eine Lohnabrechnung. Sie rechnet aus dem Brutto die Steuern und Beiträge und nennt den Auszahlungsbetrag. Aus ihr folgen bis zu drei Zahlungen an drei Empfänger, jede mit eigenem Termin.

Lohnsteuer. Die GmbH meldet sie mit der Lohnsteuer-Anmeldung an und überweist sie, spätestens am zehnten Tag nach dem Ende des Zeitraums.

Für den Januar 2027 ist das der 10.02.2027. Wie oft angemeldet wird, hängt an der Lohnsteuer des Vorjahres: über 5.000 € im Jahr monatlich, über 1.080 € vierteljährlich, darunter einmal im Jahr.

Bei einer neuen Gesellschaft zählt die Lohnsteuer des ersten vollen Monats, auf ein Jahr hochgerechnet.

Sozialbeiträge. Sie gehen an die Krankenkasse des Geschäftsführers, und zwar früher, als viele denken: am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats.

Für den Januar 2027 ist das der 27.01.2027. Die Meldung der Beträge, der Beitragsnachweis, muss noch früher bei der Kasse sein, in diesem Monat zu Beginn des 25.01.2027. Eine Schonfrist wie bei Steuern gibt es hier nicht.

Einmal im Jahr. Bis zum letzten Tag im Februar übermittelt die GmbH die Lohnsteuerbescheinigung für das Vorjahr. Sobald sie jemanden beschäftigt, braucht sie außerdem eine Betriebsnummer für die Meldungen zur Sozialversicherung. Das gilt auch für den angestellten Geschäftsführer.

Ein Firmenwagen des Geschäftsführers, den er auch privat fährt, erhöht das steuerpflichtige Gehalt.

Rechenbeispiel

Ein Rechenbeispiel mit Buchungssätzen

Ein erfundenes Beispiel mit den Beitragssätzen des Jahres 2026: Der Geschäftsführer hält 30 Prozent der Anteile und ist deshalb versicherungspflichtig. Er bekommt 4.000 € brutto im Monat und hat keine Kinder.

Gerechnet ist mit dem durchschnittlichen Zusatzbeitrag der Krankenkassen. Jeder Beitrag ist das Brutto mal dem Beitragssatz. Geschäftsführer und GmbH tragen je die Hälfte, den Zuschlag für Kinderlose trägt der Geschäftsführer allein.

Gerechnet mit den Beitragssätzen 2026; die Lohnsteuer steckt im Brutto.

Beitrag	Satz	Geschäftsführer	GmbH
Rentenversicherung	18,6 %	372,00 €	372,00 €
Arbeitslosenversicherung	2,6 %	52,00 €	52,00 €
Krankenversicherung mit durchschnittlichem Zusatzbeitrag	17,5 %	350,00 €	350,00 €
Pflegeversicherung mit Zuschlag für Kinderlose	4,2 %	96,00 €	72,00 €
Sozialbeiträge zusammen		870,00 €	846,00 €

Bei der GmbH kommt die Umlage für das Insolvenzgeld von 0,15 Prozent dazu, hier 6,00 €. Weitere Umlagen der Krankenkasse und der Beitrag zur Berufsgenossenschaft hängen von Kasse und Branche ab und sind hier nicht gerechnet.

In Sachsen ist der Beitrag zur Pflegeversicherung anders aufgeteilt. Für die Lohnsteuer gibt es keine so einfache Rechnung. Sie hängt an der Steuerklasse und weiteren Merkmalen und steht in der Lohnabrechnung. Im Beispiel bleibt sie deshalb ohne Betrag.

Gebucht wird in zwei Schritten. Zuerst die Abrechnung, am letzten Tag des Monats:

Das Bruttogehalt von 4.000,00 € steht im Soll auf dem Konto für Geschäftsführergehälter (6024 im SKR04 oder 4124 im SKR03).
Im Haben stehen drei Schulden: die Lohnsteuer laut Abrechnung an das Finanzamt (3730 im SKR04 oder 1741 im SKR03), 870,00 € an die Krankenkasse (3740 im SKR04 oder 1742 im SKR03) und der Rest, der Auszahlungsbetrag, an den Geschäftsführer (3720 im SKR04 oder 1740 im SKR03).
Der Anteil der GmbH von 852,00 €, Beiträge und Umlage zusammen, ist eigener Aufwand (6110 im SKR04 oder 4130 im SKR03) und erhöht die Schuld an die Krankenkasse.

Dann die Zahlungen. Jede Überweisung gleicht eine der drei Schulden aus, gegen das Bankkonto (1800 im SKR04 oder 1200 im SKR03). Sind alle drei Zahlungen für den Monat geleistet, stehen die Schuldkonten für diesen Monat wieder auf null.

Steht dort noch ein Betrag, ist etwas nicht bezahlt oder falsch gebucht. Wer stattdessen nur die Überweisungen als Aufwand bucht, hat am Jahresende ein Gehaltskonto, das nicht zur Lohnabrechnung passt.

Hielte derselbe Geschäftsführer mindestens die Hälfte der Anteile, sähe die Abrechnung anders aus. Pflichtbeiträge fielen nicht an, und auch die Lohnsteuer wird dann anders gerechnet.

Seine Kranken- und Pflegeversicherung zahlt er selbst, freiwillig gesetzlich oder privat. Die Buchung hat in diesem Fall nur zwei Schulden: an den Geschäftsführer und an das Finanzamt.

Am Jahresende: was im Abschluss stehen muss

Im Jahresabschluss erscheint das Gehalt in der Gewinnrechnung beim Personalaufwand, getrennt nach Gehältern und sozialen Abgaben. In der Bilanz stehen die Beträge, die am Stichtag noch nicht bezahlt waren. Typisch ist die Lohnsteuer für Dezember: Sie wird erst im Januar fällig und ist am 31. Dezember eine Schuld.

Drei Dinge sollten Sie vor dem Abschluss abgleichen. Die Summe auf dem Gehaltskonto muss zur Summe der zwölf Lohnabrechnungen passen. Die angemeldete Lohnsteuer des Jahres muss zur Lohnsteuerbescheinigung passen.

Und die Schuldkonten dürfen nur das zeigen, was wirklich noch offen ist. Welche Unterlagen der Abschluss sonst braucht, steht im Ratgeber Checkliste Jahresabschluss.

In der Körperschaftsteuererklärung werden außerdem die Gesellschafter mit ihren Anteilen angegeben. Die ganze Abfolge der Arbeiten am Jahresende steht unter Jahresabschluss einer GmbH.

Hände am Laptop mit einer Bankkarte – die Zahlungen zum Geschäftsführergehalt an Finanzamt, Krankenkasse und Geschäftsführer

Was eine gute Lösung können muss

Das Gehalt berührt zwei Aufgaben: die Lohnabrechnung jeden Monat und die Buchhaltung. Beide können aus einer Hand kommen oder getrennt sein. Achten Sie auf diese Punkte.

Die Lohnabrechnung rechnet den Fall Ihres Geschäftsführers wirklich: mit oder ohne Versicherungspflicht, mit privater oder gesetzlicher Krankenversicherung, mit Firmenwagen.
Sie erstellt die Lohnsteuer-Anmeldung und die Meldungen an die Krankenkasse – und sagt klar, wer sie abschickt.
Aus jeder Abrechnung entsteht ein Buchungssatz, der in Ihre Buchhaltung übernommen werden kann, im SKR03 oder SKR04.
Die Buchhaltung führt die drei Schulden getrennt, damit offene Beträge sofort auffallen.
Die Termine für Lohnsteuer und Sozialbeiträge stehen im Kalender, mit dem genauen Tag.
Am Jahresende stimmen Lohnkonten, Bescheinigung und Abschluss überein.

Was das Geschäftsführergehalt die GmbH kostet

Das Gehalt selbst. Die GmbH kostet ein versicherungspflichtiger Geschäftsführer mehr als sein Brutto. Im Beispiel sind es 4.000,00 € Brutto, 846,00 € Beiträge und 6,00 € Umlage, zusammen 4.852,00 € im Monat und 58.224,00 € im Jahr.

Ohne Versicherungspflicht bleibt es beim Brutto, sofern die GmbH keinen Zuschuss zur Krankenversicherung zahlt.

Die Abrechnung. Dazu kommt die monatliche Lohnabrechnung, meist je Abrechnung und Monat berechnet. Fragen Sie nach dem Preis für genau einen Mitarbeiter, mit An- und Abmeldung und den Meldungen zum Jahresende.

Fragen, die Sie stellen sollten

Rechnen Sie die Abrechnung für einen Geschäftsführer ohne Sozialversicherung – auch mit privater Krankenversicherung?
Wer schickt die Lohnsteuer-Anmeldung und die Meldungen an die Krankenkasse ab: Sie oder ich?
Bekomme ich zu jeder Abrechnung einen Buchungssatz für meine Buchhaltung?
Was kostet die Abrechnung für genau einen Mitarbeiter im Monat?
Liegt für unseren Geschäftsführer eine Entscheidung der Clearingstelle vor?
Steht im Anstellungsvertrag alles, was gezahlt wird – auch Sonderzahlungen und der Firmenwagen?

Häufige Fragen

Auf welches Konto wird das Geschäftsführergehalt im SKR03 und SKR04 gebucht?

Im SKR04 auf 6024, im SKR03 auf 4124 – den Konten für Gehälter von Geschäftsführern. Lohnsteuer, Sozialbeiträge und Auszahlung stehen bis zur Zahlung als Schulden auf eigenen Konten.

Muss ein Gesellschafter-Geschäftsführer in die Sozialversicherung?

Das hängt vor allem am Anteil. Hält der Geschäftsführer mindestens 50 Prozent oder eine umfassende Sperrminorität, ist er in der Regel nicht versicherungspflichtig. Verbindlich entscheidet die Clearingstelle der Rentenversicherung.

Was führt die GmbH jeden Monat für das Geschäftsführergehalt ab?

Die Lohnsteuer an das Finanzamt bis zum zehnten Tag nach dem Anmeldezeitraum und, wenn er versicherungspflichtig ist, die Sozialbeiträge an die Krankenkasse am drittletzten Bankarbeitstag des Monats.

Ist das Geschäftsführergehalt eine Betriebsausgabe der GmbH?

Ja, wenn es vorher schriftlich vereinbart ist und so gezahlt wird. Es mindert den Gewinn als Personalaufwand.

Was muss am Jahresende im Abschluss stehen?

Das Gehalt beim Personalaufwand, getrennt nach Gehältern und sozialen Abgaben, und alles, was am Stichtag noch nicht bezahlt war, als Schuld – typisch die Lohnsteuer für Dezember.

Und Bilanzboss?

Im Jahresabschluss liest Bilanzboss Gehälter, Lohnsteuer und Sozialabgaben von den Konten Ihrer Buchhaltung und stellt sie in Bilanz und Gewinnrechnung dar; was am Stichtag noch nicht bezahlt ist, steht als Schuld da.

Die Lohnabrechnung kommt später: Sie rechnet noch nicht jeden Fall, und Meldungen an Finanzamt und Krankenkassen gehen nicht hinaus. Ob ein Geschäftsführer versicherungspflichtig ist, entscheidet das Programm nicht.

Was das Programm beim Lohn rechnet

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Dieser Ratgeber erklärt allgemein, wie es geht, und rechnet mit erfundenen Zahlen. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Ob etwas auf Ihre Gesellschaft passt, klären Sie im Zweifel mit einer Steuerkanzlei.