Reverse Charge bei Bauleistungen und Gebäudereinigung: Wer zahlt die Umsatzsteuer?

Der Satz auf der Rechnung

Wer als Subunternehmer unter der Steuerumkehr abrechnet, schreibt eine Rechnung über den Nettobetrag. Darauf steht kein Steuersatz und kein Steuerbetrag, dafür der Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Alle übrigen Pflichtangaben bleiben – auch in einer E-Rechnung, wie der Ratgeber E-Rechnung mit Steuerumkehr zeigt.

Heben Sie die Kopie der Bescheinigung Ihres Kunden mit der Rechnung auf. Als Auftraggeber prüfen Sie von der anderen Seite: Steht doch Umsatzsteuer darauf, obwohl die Umkehr gilt, bitten Sie um eine berichtigte Rechnung, bevor Sie zahlen.

Buchen in SKR03 und SKR04

In der Buchhaltung braucht die Steuerumkehr eigene Konten, damit die Beträge in der Voranmeldung richtig ankommen. Der Kontenrahmen ist die Nummerierung Ihrer Buchhaltungskonten; üblich sind SKR03 und SKR04.

• Die Leistung des Subunternehmersauf einem eigenen Aufwandskonto, im SKR04 zum Beispiel 5920 für Bauleistungen oder 5960 für andere Leistungen mit Steuerumkehr, etwa die Reinigung.
• Die Steuer, die Sie schulden,auf dem Konto 3837 im SKR04 und 1787 im SKR03.
• Dieselbe Steuer als Vorsteuerauf dem Konto 1407 im SKR04 und 1577 im SKR03.
• Ihre eigenen Umsätze ohne Umsatzsteueran andere Betriebe der Branche auf dem Konto 4337 im SKR04 und 8337 im SKR03. So landen sie in der Voranmeldung in der richtigen Zeile.

Liegt eine solche Rechnung auf einem gewöhnlichen Aufwandskonto, fehlen in der Voranmeldung beide Zeilen. Das fällt lange niemandem auf, weil sich die Beträge aufheben – bis eine Prüfung danach fragt.

Angemeldet wird die Steuer in dem Monat, in dem die Rechnung ausgestellt wird – spätestens mit Ablauf des Monats, der auf die Leistung folgt. Wie die Meldung insgesamt abläuft, steht unter Steuerumkehr in der Umsatzsteuervoranmeldung.

Nicht verwechseln: der Bauabzug

Oft verwechselt, aber etwas anderes ist der Bauabzug. Er hat mit der Umsatzsteuer nichts zu tun. Wer für sein Unternehmen eine Bauleistung bezahlt, muss grundsätzlich 15 % der Rechnungssumme einbehalten und ans Finanzamt abführen.

Das entfällt, wenn der Handwerker eine Freistellungsbescheinigung seines Finanzamts vorlegt, oder wenn seine Rechnungen im Jahr voraussichtlich nicht über 5.000 € liegen. In der Praxis legt fast jeder Baubetrieb die Bescheinigung vor.

Fordern Sie sie vor der ersten Zahlung an und legen Sie eine Kopie zum Auftrag.

Leistungen aus dem Ausland

Daneben gibt es Fälle, die fast jede GmbH treffen: Leistungen von Unternehmen aus dem Ausland, etwa ein Software-Abo aus einem anderen Land der EU. Auch dort kommt die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer, und die GmbH meldet Steuer und Vorsteuer selbst an. Bei einem Grundstückskauf kann die Umkehr ebenfalls greifen.

Was eine gute Lösung können muss

• Sie schreibt Ausgangsrechnungen ohne Steuerbetrag, mit dem vorgeschriebenen Hinweis.
• Sie erkennt eine Eingangsrechnung mit Steuerumkehr und bucht Steuer und Vorsteuer gemeinsam.
• Sie trägt beide Beträge in die richtigen Zeilen der Voranmeldung ein.
• Sie hält Inland und andere Länder der EU auseinander.
• Sie legt die Bescheinigung des Kunden beim Beleg ab.

Worauf es sonst bei der Auswahl ankommt, steht unter Software, die Steuerumkehr bucht.

Was die Steuerumkehr kostet

An Steuer: in der Regel nichts. Die Steuerumkehr ändert, wer zahlt, nicht wie viel. Ein Betrieb, der die Vorsteuer voll abziehen darf, meldet Steuer und Vorsteuer in derselben Voranmeldung an. Unter dem Strich bleibt null.

An Zeit: ein paar Handgriffe je Auftrag. Bescheinigung anfordern und ablegen, die Rechnung auf das richtige Konto buchen, den Hinweis auf der eigenen Rechnung nicht vergessen. Das ist Sorgfalt, kein großer Aufwand.

Teuer wird nur der Fehler. Schreibt der Subunternehmer im Beispiel oben Umsatzsteuer auf die Rechnung, obwohl die Umkehr gilt, sind 1.520,00 € zu viel ausgewiesen.

Wer Steuer zu Unrecht auf eine Rechnung schreibt, schuldet sie dem Finanzamt, bis die Rechnung berichtigt ist. Der Auftraggeber schuldet seine Steuer trotzdem.

Umgekehrt gilt: Wer ohne Steuer abrechnet, obwohl der Kunde gar kein Baubetrieb ist, schuldet die Steuer selbst und muss sie nachzahlen.

Auf Nachzahlungen verlangt das Finanzamt Zinsen von 0,15 % je vollem Monat; der Zinslauf beginnt 15 Monate nach dem Ende des Steuerjahres.

Zahlt der Auftraggeber gar nicht, hilft der Rechner für Verzugszinsen.