Gebäudereinigung als GmbH: Buchhaltung und Abschluss
Rechnungen mit und ohne Umsatzsteuer, Subunternehmer, Minijobber und Fahrzeuge – und am Ende ein Abschluss, der aufgeht.
Was das Programm übernimmt
Rechnung an eine andere Reinigungsfirma?
Sie wählen die Steuerart „Steuerschuld beim Leistungsempfänger“ – das Programm lässt die Umsatzsteuer weg und setzt den Hinweis auf die Rechnung.
Rechnung ohne Umsatzsteuer vom Subunternehmer?
Kommt sie als E-Rechnung, erkennt das Programm die Steuerumkehr und schlägt die Buchung vor.
Putzmittel, Maschinen, Transporter
Sie wählen das Konto, das Programm ordnet es im Abschluss seinem Posten zu.
Wer zahlt die Steuer bei Aufträgen einer Reinigungsfirma?
Ihr Kunde – aber nur, wenn er selbst Gebäudereinigung anbietet, und zwar nicht nur nebenbei: Mindestens ein Zehntel seines gesamten Umsatzes muss aus solchen Leistungen kommen. Dann schreiben Sie die Rechnung ohne Umsatzsteuer und mit dem Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Den Nachweis liefert der Kunde: eine Bescheinigung seines Finanzamts, das Formular USt 1 TG. Sie gilt höchstens drei Jahre und muss am Tag der Leistung gültig sein. Lassen Sie sich eine Kopie geben und legen Sie sie zur Rechnung.
Putzen Sie für eine Hausverwaltung, eine Arztpraxis oder ein Büro, bleibt alles normal: Rechnung mit Umsatzsteuer, die Sie selbst abführen.
Rechnung vom Subunternehmer ohne Umsatzsteuer?
Wenn Ihre Firma selbst nachhaltig Gebäudereinigung erbringt, schulden Sie die Steuer für seine Leistung. Sie melden sie in Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung an und ziehen sie im selben Zug als Vorsteuer wieder ab. Unterm Strich zahlen Sie meist nichts – aber beide Zeilen müssen dastehen.
Kommt die Rechnung als E-Rechnung, erkennt das Programm die Steuerumkehr an ihrer Steuerkategorie und legt einen Buchungsvorschlag an. Das Sachkonto wählen Sie. In der Voranmeldung rechnet das Programm die Steuer aus dem Nettobetrag aus und trägt Steuer und Vorsteuer ein.
Liegt die Rechnung auf dem allgemeinen Konto für solche Leistungen, sagt das Programm vor der Voranmeldung, dass es die Zeile daran nicht ablesen kann – Sie entscheiden einmal am Beleg.
Was zählt als Gebäudereinigung – und was nicht?
Dazu gehören die Reinigung von Gebäuden innen und außen, Fenster, Fassaden samt Graffiti, Dachrinnen und Fallrohre, die Bauendreinigung und Hausmeisterdienste, wenn sie Reinigung enthalten.
Nicht dazu gehören Schornsteinfeger, Schädlingsbekämpfung, ein eigenständiger Winterdienst und die eigenständige Reinigung von Möbeln, Teppichen oder Gardinen. Für diese Rechnungen gilt die Steuerumkehr nicht.
Wohin gehören Putzmittel, Maschinen und Transporter?
Putzmittel und Verbrauchsmaterial für Ihre Aufträge sind Betriebsbedarf. Das Konto „Reinigung“ ist etwas anderes: Es nimmt die Reinigung Ihrer eigenen Räume auf. Der häufigste Fehler in Reinigungsfirmen ist, beides zu vermischen.
Achtung im Kassenbuch: Steht auf einer Barquittung „Putzmittel“, schlägt das Programm die Kategorie „Reinigung“ vor. Für Material Ihrer Kundenaufträge ändern Sie sie auf Betriebsbedarf.
Scheuersaugmaschinen und Hochdruckreiniger, die länger halten und mehr kosten als ein Kleingerät, stehen als Maschinen in der Bilanz und werden über die Jahre abgeschrieben. Transporter ebenso – die laufenden Kosten für Sprit, Versicherung und Werkstatt gehen dagegen sofort in den Aufwand.
Minijobber und Mindestlohn: was gilt in der Branche?
Für die Gebäudereinigung gibt es einen eigenen Branchenmindestlohn. Er gilt auch für Minijobber – es kommt auf die Tätigkeit an, nicht auf die Stunden.
Die Branche steht außerdem auf der Liste mit Sofortmeldung: Wer bei Ihnen anfängt, wird spätestens am ersten Arbeitstag gemeldet, und Ihre Leute müssen einen Ausweis bei sich haben.
Rechnet ein Lohnprogramm oder ein Lohnbüro Ihre Löhne, stehen sie im Abschluss trotzdem auf den richtigen Konten – Löhne, Minijobs, Abgaben und Berufsgenossenschaft getrennt, wie in der Tabelle unten.
Was am Jahresende für Ihre GmbH entsteht
Aus derselben Buchhaltung rechnet das Programm Bilanz und Gewinnrechnung, baut den Datensatz der E-Bilanz und füllt die Steuererklärungen der Gesellschaft aus. Sie sehen alles an und geben es frei. Wann was fällig ist, zeigt der Fristenrechner; was für eine GmbH dazugehört, steht unter Jahresabschluss einer GmbH.
Arbeiten Sie auch auf Baustellen? Dann gilt dieselbe Steuerumkehr für Bauleistungen – mehr dazu auf der Seite Handwerk und Bau.
Die Konten einer Reinigungsfirma
Nummern und Posten stammen aus dem Kontenrahmen, den das Programm für die Zuordnung im Abschluss benutzt. Welches Konto zu Ihrem Beleg passt, entscheiden Sie. Ein Strich heißt: Für dieses Konto führt die Liste des Programms im SKR03 noch kein Gegenstück – dann wählen Sie das Konto, und das Programm fragt nach der Position.
Rechner im Portal
Nach der Anmeldung stehen diese Rechner in Ihrer Gesellschaft bereit. Sie geben die Werte ein, das Programm rechnet und zeigt den Weg.
Wer schuldet die Steuer
Ob Sie als Empfänger die Umsatzsteuer schulden - mit den Kennzahlen der Voranmeldung.
Sofortmeldung
In Bau, Gastronomie, Transport und weiteren Branchen: am ersten Arbeitstag.
Beispiel · erfundene Musterfirma, erfundene Zahlen
Dieselbe Leistung, zwei Rechnungen
Die Muster-Reinigung GmbH ist erfunden. Jede Zahl in diesem Kasten auch – gerechnet hat sie das Programm.
An eine Hausverwaltung
Normale Rechnung. Die Umsatzsteuer zahlen Sie ans Finanzamt.
An eine andere Reinigungsfirma
Hinweis auf der Rechnung: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Die Steuer zahlt Ihr Kunde.
Beispiel · erfundene Musterfirma, erfundene Zahlen
So sieht der Abschluss einer kleinen Reinigungs-GmbH aus
Muster-Reinigung GmbH ist erfunden. Jede Zahl in diesem Kasten auch – gerechnet hat sie das Programm.
Gewinn- und Verlustrechnung 2026
Die Steuern hat das Programm aus dem Ergebnis gerechnet, mit einem erfundenen Gewerbesteuer-Hebesatz von 450 Prozent.
Aktiva
Passiva
Die Bilanz geht auf: Aktiva und Passiva sind gleich. Eine vollständige Musterbilanz mit Anhang steht unter Musterbilanz.
Was das Programm dabei nicht macht
- Die Lohnabrechnung kommt später: Sie rechnet noch nicht jeden Fall, und Meldungen an Finanzamt und Krankenkassen gehen nicht hinaus.
- Es bindet keine Branchensoftware für Objekte, Touren oder Zeiterfassung an. Ihre Ausgangsrechnungen kommen als E-Rechnung oder Beleg herein.
- Ob Ihr Kunde wirklich selbst Gebäudereiniger ist, prüft es nicht. Das zeigt seine Bescheinigung.
Ihr nächster Schritt
Bilanzboss ist im Aufbau. Sie tragen sich ein und bekommen Bescheid, sobald Sie Ihre Gesellschaft anlegen können.
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