E-Rechnung-Pflicht für GmbH und UG: Was ab wann gilt

E-Rechnung-Pflicht für GmbH und UG: Empfangen seit 2025, ausstellen ab 2027 oder 2028 – je nach Umsatz. Formate, Ausnahmen und was die Umstellung kostet.

Von der Bilanzboss-Redaktion · veröffentlicht am 19.10.2026 · Stand der Angaben: 19.10.2026

Kurz gesagt

Empfangen können muss jede GmbH und UG eine E-Rechnung schon seit Anfang 2025. Selbst schreiben darf sie Rechnungen an andere Unternehmen im Inland noch bis Ende 2026 auf Papier oder – wenn der Empfänger zustimmt – als einfache PDF.

Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres höchstens 800.000 € betrug. Für Umsätze ab 2028 ist die E-Rechnung zwischen Unternehmen im Inland Pflicht.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine E-Rechnung ist keine Rechnung, die per E-Mail kommt. Sie ist eine Datei mit festem Aufbau, die ein Programm lesen kann: Betrag, Steuersatz, Datum und Aussteller stehen jeweils in einem eigenen Feld. Eine einfache PDF ist deshalb keine E-Rechnung – sie ist ein Bild für Menschen.

In Deutschland sind zwei Formen üblich: die XRechnung, eine reine Datendatei, die öffentliche Auftraggeber verlangen, und ZUGFeRD, eine PDF mit eingebetteter Datei. Welche wann passt, erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.

Hände blättern in einer Rechnung auf einem Holztisch – E-Rechnung oder Papierrechnung in der GmbH

Ab wann was gilt

Die Pflicht kommt in Schritten. Beim Empfangen und beim Schreiben gelten verschiedene Termine.

Empfangen: seit 2025.Schickt Ihnen ein anderes Unternehmen eine E-Rechnung, müssen Sie sie annehmen und verarbeiten können. Eine Übergangszeit gibt es dafür nicht.
Schreiben bis Ende 2026:Für Umsätze, die bis dahin ausgeführt sind, ist Papier noch erlaubt – wenn auch die Rechnung bis Ende 2026 ausgestellt wird. Eine einfache PDF oder ein anderes elektronisches Format ist erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
Schreiben im Jahr 2027:Für Umsätze dieses Jahres Papier oder PDF nur noch, wenn der Gesamtumsatz Ihrer Gesellschaft im Jahr davor nicht über 800.000 € lag – und nur für Rechnungen, die bis Ende 2027 ausgestellt werden.
Schreiben, Umsätze ab 2028:Rechnungen an andere Unternehmen im Inland sind E-Rechnungen.

Für wen die Pflicht gilt – und für wen nicht

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Wer welche Rechnung schreibt, entscheidet, ob sie greift.

Privatkunden

Rechnungen an Privatleute fallen nicht darunter. Sie dürfen weiter auf Papier oder als PDF gehen. Rechnungen an Kunden im Ausland behandelt dieser Ratgeber nicht; für sie gelten eigene Regeln.

Kleinbeträge

Auf Dauer ausgenommen bleibt unter anderem die Kleinbetragsrechnung. Das ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 € einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigt – die Quittung vom Baumarkt, der Beleg vom Parkhaus.

Sie darf weiter auf Papier oder als PDF ausgestellt werden. Sie braucht auch weniger Angaben, zum Beispiel keinen Namen des Empfängers.

Kleinunternehmer

Wer so wenig umsetzt, dass er keine Umsatzsteuer ausweisen muss, ist Kleinunternehmer. Für ihn gelten beim Ausstellen Erleichterungen. Empfangen können müssen auch sie.

Holding, Vermieter, ruhende Gesellschaft

Auch eine Gesellschaft mit wenig Geschäft muss E-Rechnungen empfangen können, sobald sie als Unternehmer Rechnungen von anderen Unternehmen bekommt. Was die Holding sonst beachten muss, steht unter Holding.

Rechenbeispiel

Die Umsatzgrenze für 2027: ein Rechenbeispiel

Ein erfundenes Beispiel: zwei Gesellschaften, die beide an andere Unternehmen liefern. Die erste hatte im Vorjahr einen Gesamtumsatz von 320.000 €, die zweite von 950.000 €. Die Tabelle zeigt, ob sie für einen Umsatz des jeweiligen Jahres noch eine Rechnung auf Papier schreiben dürfen.

Drei Fragen entscheiden, ob eine Rechnung eine E-Rechnung sein muss.

Papier noch erlaubt?	Vorjahr 320.000 €	Vorjahr 950.000 €
Umsatz im Jahr 2026	ja	ja
Umsatz im Jahr 2027	ja	nein
Umsatz im Jahr 2028	nein	nein

Die größere Gesellschaft muss also ein Jahr früher umstellen. Gemessen wird am Umsatz des Vorjahres: Wer im Jahr 2026 über die Grenze wächst, schreibt für Umsätze im Jahr 2027 schon E-Rechnungen.

Für eine neu gegründete Gesellschaft heißt das in der Regel: Sie liegt unter der Grenze und hat die längere Übergangszeit. Kunden mit eigener Buchhaltung verlangen die E-Rechnung aber oft schon früher, weil sie ihnen das Abtippen erspart.

E-Rechnungen empfangen: Was Sie heute schon brauchen

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Öffnen Sie die Datei ohne passendes Programm, sehen Sie aber nur Zeichenfolgen. Ihr Buchhaltungsprogramm sollte sie lesbar anzeigen und die Felder übernehmen – dann entfällt das Abtippen. Wie das automatisch geht, steht unter eingehende E-Rechnungen automatisch erfassen.

Weil jede Angabe in einem festen Feld steht, lässt sich eine E-Rechnung nachrechnen. Wieder ein erfundenes Beispiel: eine Rechnung über 1.000 € netto zum Steuersatz von 19 Prozent.

In der Datei stehen dann drei Beträge, die zueinander passen müssen: 1.000,00 € netto, 190,00 € Umsatzsteuer und 1.190,00 € brutto. Ein gutes Programm rechnet das beim Empfang nach.

Passt eine Summe nicht, zeigt es beide Zahlen, statt die Rechnung blind zu übernehmen.

Eine E-Rechnung ist ein Buchungsbeleg wie jede andere Rechnung. Buchungsbelege sind 8 Jahre aufzubewahren. Aufbewahrt wird die Datei so, wie sie angekommen ist – nicht ein Ausdruck davon. Bei einer PDF mit eingebetteter Datei zählt für die Umsatzsteuer der eingebettete Teil, nicht das Bild.

Wenn eine Rechnung nicht als E-Rechnung kommt

Schickt ein Lieferant eine einfache PDF, obwohl er eine E-Rechnung schreiben müsste, fordern Sie die Rechnung neu an. Eine Rechnung, die nicht den Vorschriften entspricht, kann den Abzug der Vorsteuer gefährden – also der Umsatzsteuer, die Sie sich vom Finanzamt zurückholen.

Ordner und abgelegte Unterlagen am Arbeitsplatz – E-Rechnungen empfangen und unverändert aufbewahren

Was beim Schreiben anders wird

Sie schreiben die Rechnung wie bisher in Ihrem Programm; es erzeugt die Datei im Hintergrund. Neu ist, dass fehlende Angaben sofort auffallen: die vollständige Anschrift des Kunden, Ihre Steuernummer, bei Behörden die Leitweg-ID, also die Kennung des Empfängers.

Eine verschickte Rechnung wird nicht überschrieben. Ist sie falsch, schreiben Sie eine Rechnungskorrektur, die sich auf die erste bezieht. Wie eingehende und ausgehende Dateien abgelegt werden, gehört in die Verfahrensdokumentation.

Was eine gute Lösung können muss

Ob Ihr heutiges Programm reicht, zeigt diese Liste.

Beide Formen lesenund lesbar anzeigen, ohne zweites Werkzeug.
Summen nachrechnen.Netto, Steuer und Brutto müssen zueinander passen.
Im vollständigen Profil schreiben,nicht in einer der kleinen Ausbaustufen, die nicht zählen.
Vor dem Versand prüfengegen das amtliche Schema.
XRechnung für Behördenmit Leitweg-ID.
Unverändert aufbewahren.Eine Korrektur ist ein neuer Beleg.
Alles herausgebenbei einer Kündigung jede Rechnung als Datei.

Worauf es sonst ankommt, steht im Ratgeber was Buchhaltungssoftware für die GmbH können muss; alle Pflichten des Jahres zeigt die Checkliste der Buchhaltungspflichten.

Was die Umstellung kostet

Eine E-Rechnung zu schreiben oder zu empfangen kostet an sich nichts – sie ist eine Datei. Was anfällt, sind drei Dinge.

Das Programm.Ob es E-Rechnungen ohne Aufpreis liest und schreibt, steht in seiner Preisliste.
Die Einrichtung.Einmal die eigenen Stammdaten und die Kundendaten vervollständigen – für eine kleine Gesellschaft eine Sache von Stunden.
Die Umgewöhnung.Wer Rechnungen in der Textverarbeitung geschrieben hat, braucht künftig ein Programm dafür.

Teuer wird es nur, wenn die Umstellung zu spät kommt: wenn eine Rechnung wegen fehlender Angaben zurückkommt und das Geld deshalb später fließt. Wie das bei Dienstleistern aussieht, zeigt die Seite E-Rechnung für Agenturen und Dienstleister.

Fragen, die Sie stellen sollten

Kann Ihr Programm E-Rechnungen in beiden üblichen Formen lesen und lesbar anzeigen?
In welchem Profil schreibt es die Datei – und wird sie vor dem Versand geprüft?
Kann ich für öffentliche Auftraggeber eine XRechnung mit Leitweg-ID erzeugen?
Ist die Funktion in meinem Tarif enthalten oder kostet sie extra?
Wie und wie lange werden empfangene Dateien unverändert aufbewahrt?

Häufige Fragen

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für eine GmbH?

Empfangen muss jede GmbH E-Rechnungen seit Anfang 2025. Schreiben muss sie sie für Umsätze ab 2027, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, sonst für Umsätze ab 2028. Bis dahin sind Papier und – mit Zustimmung des Empfängers – PDF erlaubt.

Muss eine GmbH E-Rechnungen schon jetzt empfangen können?

Ja, seit Anfang 2025. Eine Übergangszeit für den Empfang gibt es nicht. Es genügt, die Datei annehmen, lesen und unverändert aufbewahren zu können.

Welche Ausnahmen gibt es bei der E-Rechnungspflicht?

Auf Dauer ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € einschließlich Umsatzsteuer. Rechnungen an Privatleute fallen nicht unter die Pflicht, ebenso Rechnungen an Kunden im Ausland.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch bei Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Privatleute bekommen weiter eine Rechnung auf Papier oder als PDF.

Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?

Für den Empfang ja. Die Datei muss aber lesbar angezeigt und so aufbewahrt werden, wie sie angekommen ist. Ein Ausdruck genügt nicht.

Gilt die Pflicht auch für eine Holding?

Beim Empfangen gilt sie für jede Gesellschaft, die als Unternehmer Rechnungen von anderen Unternehmen bekommt – also auch für viele Holdings und Vermieter. Wie viele Rechnungen es sind, spielt keine Rolle.

Und Bilanzboss?

Bilanzboss schreibt Rechnungen als PDF mit eingebetteter Datei im vollständigen Profil und für öffentliche Auftraggeber als XRechnung; beim Festschreiben wird jede Rechnung gegen das amtliche Schema geprüft.

Eingehende E-Rechnungen liest das Programm aus, rechnet die Summen nach und macht daraus einen Buchungsvorschlag, den Sie bestätigen – auf welches Konto ein Aufwand gehört, entscheiden Sie.

Ob die PDF selbst allen Regeln des Archivformats folgt, hat noch kein eigenes Prüfwerkzeug bestätigt. Was die Buchhaltung kostet, steht auf der Preisseite.

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Dieser Ratgeber erklärt allgemein, wie es geht, und rechnet mit erfundenen Zahlen. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Ob etwas auf Ihre Gesellschaft passt, klären Sie im Zweifel mit einer Steuerkanzlei.