Transparenzregister für GmbH und UG: Wer eingetragen wird und wie es selbst geht

Transparenzregister für GmbH und UG: wer als wirtschaftlich Berechtigter eingetragen werden muss, wie der Eintrag selbst geht und wann er zu ändern ist.

Von der Bilanzboss-Redaktion · veröffentlicht am 19.10.2026 · Stand der Angaben: 19.10.2026

Kurz gesagt

Ins Transparenzregister muss jede GmbH und UG ihre wirtschaftlich Berechtigten eintragen: die Menschen, die mehr als 25 % der Anteile oder Stimmen halten oder die Gesellschaft auf andere Weise beherrschen. Das Handelsregister reicht dafür nicht mehr. Den Eintrag macht der Geschäftsführer selbst, online bei der Registerstelle.

Kurz gesagt: Jede GmbH und UG ist betroffen

Früher galt die Pflicht als erfüllt, wenn die Gesellschafter schon im Handelsregister standen. Das ist vorbei: Heute muss jede GmbH und UG selbst eintragen, auch die mit nur einem Gesellschafter.

Banken, Notare und Behörden schauen dort nach, etwa bei einer Kontoeröffnung. Das Transparenzregister ist nicht das Unternehmensregister, an das der Jahresabschluss geht – die Namen klingen ähnlich, die Verfahren sind getrennt.

Wer wirtschaftlich Berechtigter ist

Wirtschaftlich berechtigt ist, wer am Ende hinter der Gesellschaft steht – immer ein Mensch, nie eine andere Firma. Das ist, wer unmittelbar oder über andere Gesellschaften mehr als 25 % der Anteile hält, mehr als 25 % der Stimmrechte hat oder die Gesellschaft auf andere Weise beherrscht. Genau 25 % reicht also nicht.

Typische Fälle in kleinen Gesellschaften

Drei erfundene Fälle, wie sie in kleinen Gesellschaften oft vorkommen:

Fall	Anteile	wirtschaftlich berechtigt
Ein Gesellschafter	100 %	1 Person
Zwei Gesellschafter	50 % / 50 %	2 Personen
Vier gleiche Gesellschafter	25 % / 25 % / 25 % / 25 %	niemand – Ersatz: Geschäftsführung

Erreicht niemand die Schwelle, gilt die Geschäftsführung als wirtschaftlich berechtigt und wird eingetragen. Das ist ein Ersatz, damit der Eintrag nie leer bleibt.

Holding dazwischen

Steht eine Holding dazwischen, schaut das Register durch sie hindurch. Ein erfundenes Beispiel: Anna hält 60 % an einer Holding GmbH, die Holding hält 100 % an der UG.

Mit mehr als der Hälfte beherrscht Anna die Holding, also gilt sie auch für die UG als wirtschaftlich berechtigt. Hielte sie nur 25 % an der Holding und gäbe es keinen anderen Weg der Beherrschung, wäre das anders.

Welche Pflichten eine Holding sonst hat, steht unter Holding: Pflichten und Kosten und unter Bilanzboss für die Holding.

Das erfundene Beispiel aus dem Text.

Eintragen Schritt für Schritt

Der Eintrag geht online bei der Registerstelle. Sie legen ein Konto für die Gesellschaft an, machen die Angaben je berechtigter Person und senden sie ab:

Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort und Staatsangehörigkeit.
Art und Umfang des Interesseszum Beispiel „Anteile 100 %“ oder „Stimmrechte über die Holding“.
Bei einer Holdingder Weg der Beherrschung.

Halten Sie die aktuelle Gesellschafterliste bereit; die Prozente müssen dazu passen. Die Bestätigung legen Sie zu den Unterlagen der Gesellschaft.

Hände tippen am Laptop von oben gesehen – Transparenzregister selbst eintragen

Wann der Eintrag geändert werden muss

Ändert sich etwas, ist der Eintrag unverzüglich anzupassen: bei einem Verkauf oder einer Schenkung von Anteilen, bei einem neuen Gesellschafter, bei einem Umzug oder einer Namensänderung der berechtigten Person.

Wer neu gründet, trägt nach der Eintragung im Handelsregister ein – mehr zu den ersten Schritten unter Das erste Geschäftsjahr der UG und der Weg zur Gründung.

Häufige Fehler beim Transparenzregister

Gar nicht eingetragen.Der Eintrag im Handelsregister ersetzt ihn nicht mehr.
Die Holding statt des Menschen.Eingetragen wird immer eine natürliche Person, nie eine Firma.
Genau ein Viertel als berechtigt gemeldet.Erst wer mehr hält, ist es.
Änderungen vergessen.Ein Verkauf von Anteilen oder ein Umzug macht den Eintrag falsch.
Mit dem Unternehmensregister verwechselt.Die Offenlegung des Abschlusses ist ein anderes Verfahren.

Wer für den Eintrag sorgt

Ausschnitt aus dem Gründungsweg im Programm: 13 Schritte, darunter der Eintrag ins Transparenzregister

Verantwortlich ist die Gesellschaft, also ihre Geschäftsführung. Die Gesellschafter müssen ihr dafür sagen, wer hinter ihnen steht – etwa wenn sie Anteile für jemand anderen halten oder Stimmrechte vertraglich gebunden sind.

Solche Absprachen ändern oft, wer als berechtigt gilt. Bei einfachen Verhältnissen mit einem oder zwei Gesellschaftern ohne solche Absprachen ist der Eintrag in wenigen Minuten erledigt.

Was Bank und Notar fragen

Bei der Eröffnung eines Geschäftskontos oder bei einem Termin beim Notar wird oft ein Auszug aus dem Transparenzregister verlangt. Stimmt er nicht mit der Gesellschafterliste überein, müssen Bank oder Notar das melden. Ein sauberer Eintrag spart deshalb Rückfragen. Der Auszug lässt sich bei der Registerstelle abrufen.

Was eine Gründungsbegleitung können muss

An den Eintrag erinnern, sobald die Gesellschaft im Handelsregister steht.
Die Angaben vorbereiten, die das Register verlangt.
Ehrlich sagen, was sie nicht tutDen Eintrag macht die Geschäftsführung selbst.
Danach weiterführenBuchhaltung, Abschluss, Erklärungen.

Was sonst an Pflichten jedes Jahr anfällt, steht unter Buchhaltungspflichten der GmbH und UG.

Was der Eintrag kostet

Der Eintrag selbst geht online und braucht keinen Notar. Die Registerstelle erhebt eine Gebühr für die Führung des Registers; den aktuellen Betrag nennt sie auf ihrer Seite und in ihrer Rechnung.

Gebühren, die zu jeder UG gehören, stehen unter Was kostet eine UG-Gründung wirklich. Nicht verwechseln: Die Offenlegung des Jahresabschlusses beim Unternehmensregister ist ein anderes Verfahren mit eigener Gebühr – siehe Offenlegung beim Unternehmensregister.

Fragen, die Sie stellen sollten

Erinnert mich das Programm an den Eintrag nach der Gründung?
Nennt es die Angaben, die das Register verlangt?
Sagt es klar, welche Schritte ich selbst erledigen muss?
Führt es danach Buchhaltung und Abschluss der Gesellschaft?

Häufige Fragen

Muss sich jede GmbH ins Transparenzregister eintragen?

Ja. Jede GmbH und UG trägt ihre wirtschaftlich Berechtigten selbst ein. Der Eintrag im Handelsregister reicht nicht mehr.

Wer ist wirtschaftlich Berechtigter einer UG?

Jeder Mensch, der unmittelbar oder über eine andere Gesellschaft mehr als 25 % der Anteile oder Stimmen hält oder die UG auf andere Weise beherrscht. Gibt es niemanden, wird die Geschäftsführung eingetragen.

Was kostet das Transparenzregister?

Der Eintrag selbst ist ohne Notar möglich. Die Registerstelle erhebt eine Gebühr für die Führung des Registers; den aktuellen Betrag nennt sie selbst.

Kann ich den Eintrag selbst vornehmen?

Ja, online bei der Registerstelle. Sie brauchen die Angaben zu jeder berechtigten Person und die aktuelle Gesellschafterliste.

Wer ist berechtigt, wenn eine Holding dazwischen steht?

Der Mensch, der die Holding beherrscht – in der Regel, weil er mehr als die Hälfte ihrer Anteile oder Stimmen hält. Die Holding selbst wird nie als berechtigt eingetragen.

Wann trägt eine neue GmbH ein?

Nach der Eintragung im Handelsregister, ohne Aufschub. Die Angaben sind dieselben wie später bei jeder Änderung.

Wann muss der Eintrag geändert werden?

Sobald sich etwas ändert: neue Gesellschafter, verkaufte oder verschenkte Anteile, Umzug oder neuer Name einer berechtigten Person.

Und Bilanzboss?

Den Eintrag ins Transparenzregister machen Sie selbst; über Bilanzboss wird dort nichts eingereicht. Der Gründungsweg erinnert an den Eintrag und nennt die Angaben, die Sie dafür brauchen. Danach führen Sie mit dem Programm Buchhaltung und Abschluss der neuen Gesellschaft.

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Dieser Ratgeber erklärt allgemein, wie es geht, und rechnet mit erfundenen Zahlen. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Ob etwas auf Ihre Gesellschaft passt, klären Sie im Zweifel mit einer Steuerkanzlei.