Buchhaltungssoftware für GmbH und UG: Was sie können muss

Warum die GmbH mehr braucht als eine Einnahmenliste

Viele Programme rechnen nur Einnahmen gegen Ausgaben. Eine UG oder GmbH darf das nicht. Sie ist kraft ihrer Rechtsform Kaufmann und muss doppelt buchen. Am Jahresende kommen dazu:

• die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung,
• die E-Bilanz – also Ihre Bilanz in der Form, die das Finanzamt elektronisch annimmt,
• drei Steuererklärungen: Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer,
• die Offenlegung: Kapitalgesellschaften müssen ihren Abschluss beim Unternehmensregister veröffentlichen.

Kostenlose Buchhaltungssoftware: was sie bei einer GmbH nicht kann

Kostenlose Tarife sind meist zum Rechnungen schreiben gebaut. Doppelte Buchführung, Anlagenverzeichnis und Bilanz fehlen. Für eine UG reicht das nicht.

Was gute Buchhaltungssoftware können muss

Diese Liste können Sie bei jedem Anbieter durchgehen. Fehlt ein Punkt, ist das kein Ausschluss – aber Sie sollten wissen, wie Sie die Lücke füllen.

• Belege digital erfassen und festschreiben.Gebuchtes kann später nicht unbemerkt geändert werden. Eine Korrektur ist eine neue, sichtbare Buchung. Mehr dazu unter Belege automatisch erfassen.
• Kontoauszüge einlesen und zuordnen.Die Kontobewegungen kommen ohne Abtippen ins Programm.
• E-Rechnungen empfangen und schreiben.Seit 2025 muss jedes Unternehmen sie empfangen können – Einzelheiten unter E-Rechnung-Pflicht der GmbH.
• Umsatzsteuer-Voranmeldung.Monatlich oder vierteljährlich, aus den gebuchten Zahlen.
• SKR03 oder SKR04.Das sind die beiden üblichen Kontenrahmen, also die Nummerierung Ihrer Buchhaltungskonten.
• Anlagenverzeichnis.Was länger als ein Jahr hält, wird über Jahre abgeschrieben.
• Export für die Kanzlei.Im DATEV-Format, damit eine Kanzlei Ihre Daten ohne Abtippen übernimmt.
• Verfahrensdokumentation.Eine Beschreibung, wie Ihre Buchhaltung abläuft – mehr unter Verfahrensdokumentation.
• Server in der EU.Fragen Sie, wo die Daten liegen und wer sie sehen kann.
• Alles mitnehmen können.Bei einer Kündigung müssen Buchungen und Belege vollständig und in einem offenen Format herauskommen.

Bilanz im Programm oder nur Datei für die Kanzlei?

Manche verbreiteten Programme schreiben in ihrer eigenen Hilfe, dass eine Bilanz mit ihnen nicht möglich ist. Der Abschluss liegt dann bei einer Kanzlei oder bei einem zweiten Programm. Das ist kein Fehler, solange Sie es vorher wissen.

Wer weiter in seinem Programm bucht und den Abschluss getrennt macht, findet die Kriterien dafür im Ratgeber Jahresabschluss-Software. Ob Ihre Buchhaltung für den Abschluss vollständig ist, zeigt die kostenlose Prüfung Ihres Kontenexports.

Was es realistisch kostet

Buchhaltungsprogramme kosten laut öffentlichen Preislisten zwischen 0 Euro im Monat – dann meist nur zum Rechnungen schreiben – und rund 60 Euro im Monat. Tarife, die überhaupt buchen, beginnen bei rund 13 bis 26 Euro im Monat. Tarife mit doppelter Buchführung sind seltener und meist teurer.

Rechnen Sie aufs Jahr: Bei 25 Euro im Monat sind es 300 Euro. Der Jahresabschluss kommt meist dazu – was er kostet, steht im Ratgeber Kosten des Jahresabschlusses. Ihre eigenen Zahlen können Sie im Kostenrechner eingeben.

Zum Vergleich: Lassen Sie die laufende Buchhaltung von einer Kanzlei machen, nennen öffentliche Kanzlei-Ratgeber für eine UG rund 150 bis 500 Euro im Monat, für eine GmbH 300 bis 1.000 Euro. Die Belege müssen Sie trotzdem liefern.

Wechseln, ohne von vorn anzufangen

1. Klären, was am Jahresende herauskommen muss:Bilanz im Programm oder ein sauberer Export.
2. Einen echten Monat ausprobieren:Belege und Kontoauszüge eines Monats in der Testphase buchen.
3. Den Ausstieg prüfen, bevor Sie einsteigen:in der Testphase einmal alle Daten herunterladen.

Wer schon ein Programm hat, muss nicht alles neu erfassen. Aus den meisten Programmen lassen sich Buchungen im DATEV-Format oder als Kontenliste ausgeben – am besten zum Beginn eines Geschäftsjahres. Was ein Wechsel verlangt, steht unter wechseln, ohne von vorn anzufangen.