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Belegerkennung: Belege automatisch erfassen, zuordnen und aufbewahren

Wie Belegerkennung arbeitet: Texterkennung, Lieferanten wiedererkennen, Beleg und Bankbuchung zuordnen – und was Sie bei der GmbH selbst prüfen.

Von der Bilanzboss-Redaktion · veröffentlicht am · Stand der Angaben:

Belegerkennung: Ein Beleg wird am Schreibtisch mit dem Handy fotografiert und erfasst

Kurz gesagt

Eine Belegerkennung liest Betrag, Datum, Steuersatz und Aussteller aus dem Beleg, erkennt bekannte Lieferanten wieder und schlägt die passende Bankbuchung und das Konto vor.

Am zuverlässigsten gelingt das bei E-Rechnungen, weil dort jede Angabe in einem festen Feld steht; bei Fotos hängt es an der Texterkennung. Prüfen und bestätigen müssen Sie trotzdem selbst, und das Original bleibt aufbewahrungspflichtig.

Wie eine Belegerkennung arbeitet

Jeder Beleg muss in die Buchhaltung: mit Datum, Betrag, Steuersatz, Aussteller und dem Konto, auf das er gehört. Früher hieß das abtippen. Heute liest ein Programm die Angaben aus dem Beleg und füllt die Felder vor. Sie korrigieren, was nicht stimmt, und bestätigen.

Welche Angaben die Erkennung liest

Gesucht werden Rechnungsdatum, Gesamtbetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, der Name des Ausstellers und die Rechnungsnummer. Wie gut das klappt, hängt an der Form, in der der Beleg ankommt:

  • E-Rechnung.Sie ist keine PDF, sondern eine Datei mit festem Aufbau. Jede Angabe steht in einem benannten Feld. Hier wird nichts erkannt, nur abgelesen.
  • PDF mit Text.Die meisten Rechnungen per E-Mail enthalten den Text als Zeichen. Das Programm sucht Merkmale wie „Gesamtbetrag“ oder „USt.“ und ordnet die Zahlen zu.
  • Foto oder Scan.Hier steht der Text nur als Bild da. Erst eine Texterkennung macht daraus Buchstaben und Ziffern.

Wo es schwierig wird: Thermopapier, Handschrift, Fotos

Kassenbons auf Thermopapier verblassen, Knicke und schwaches Licht verwischen Ziffern, und Handschrift liest eine Texterkennung kaum. Ein gutes Programm rät dann nicht, sondern lässt das Feld leer und fragt. Ein leeres Feld mit einer Frage ist besser als ein geratener Betrag.

Schaubild: So arbeitet die automatische Belegerkennung Schritt für Schritt – vom Beleg bis zur Bestätigung1. Beleg kommt anFoto, PDF oder E-Rechnung2. Text wird gelesenauf dem eigenen Server, ohne fremdenDienst3. Lieferant erkanntKonto aus Ihrer letzten Buchung4. Zahlung gefundenBetrag, Name und Nummer passen5. Sie bestätigenerst dann wird gebucht

Belegerkennung ohne KI-Dienst: auf dem eigenen Server

Für Belegerkennung braucht es keine künstliche Intelligenz bei einem fremden Anbieter. Die Texterkennung ist ein bewährtes Verfahren, das auf einem eigenen Server läuft. Den Rest erledigen Regeln: Wo steht der Gesamtbetrag, welcher Steuersatz passt dazu, ergeben Netto und Steuer zusammen den Bruttobetrag?

Das hat zwei Vorteile. Ihre Belege mit Namen, Anschriften und Beträgen verlassen den Server nicht. Und jeder Vorschlag lässt sich nachvollziehen, weil er aus einer Regel oder aus Ihrer eigenen Buchung stammt, nicht aus einer Schätzung, die niemand erklären kann.

Ein Handy mit fotografiertem Beleg liegt neben Geldscheinen, Brille und Lupe – Belege digitalisieren statt sammeln

Rechenbeispiel

Beispiel: ein Monat Belege in einer kleinen GmbH

Eine erfundene Beratungs-GmbH bekommt in einem Monat 34 Eingangsbelege. 9 davon sind E-Rechnungen, die übrigen 25 sind PDFs, Fotos von Kassenbons und Scans. Auf dem Geschäftskonto stehen im selben Monat 41 Bewegungen.

Schaubild: Ein Monat Belege der erfundenen GmbH – E-Rechnungen, bekannte und neue Lieferanten für die Belegerkennung34 Belege im MonatE-Rechnungen9 BelegeBekannte Lieferanten19 BelegeNeue Lieferanten6 Belege
Je mehr Belege als E-Rechnung oder von bekannten Lieferanten kommen, desto weniger bleibt zu tun.
Was im Monat ankommtAnzahl
E-Rechnungen, Angaben aus festen Feldern9
PDFs und Fotos von bekannten Lieferanten19
PDFs und Fotos von neuen Lieferanten6
Kontobewegungen ohne eigenen Beleg7
Belege zusammen34

Für die 9 E-Rechnungen und die 19 Belege bekannter Lieferanten kann ein Programm fast alles vorschlagen: Betrag, Steuer, Konto und Zahlung. Bei den 6 neuen Lieferanten fragt es einmal nach, wofür die Ausgabe war.

Die 7 Bewegungen ohne Beleg sind meist Bankgebühren, Steuerzahlungen oder Umbuchungen; bei jeder gehört geklärt, ob wirklich kein Beleg fehlt.

Lieferanten wiedererkennen und Konten lernen

Der größte Gewinn liegt nicht im Lesen, sondern im Wiedererkennen. Eine kleine GmbH hat jeden Monat dieselben Lieferanten: Miete, Telefon, Software, Tankstelle. Hat sie die Telefonrechnung einmal auf das Konto für Telefon gebucht, schlägt ein Programm das beim nächsten Mal von selbst vor.

Erkannt wird der Lieferant an einem sicheren Merkmal: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Kontoverbindung oder der Name in der Schreibweise des Belegs. Gute Programme zeigen, was sie gelernt haben, und lassen Sie eine Zuordnung ändern.

Bei einem Großhändler, der heute Büromaterial und morgen eine Kaffeemaschine liefert, bleibt das gelernte Konto nur ein Vorschlag.

Ausschnitt von der Seite Buchhaltung: Belege per Foto oder PDF und E-Rechnungen werden ausgelesen, Zahlungen zugeordnet
Belege, E-Rechnungen und Zahlungen in der Buchhaltung – Ausschnitt von der Preisseite.

Beleg und Bankbuchung zuordnen

Jede Zahlung vom Geschäftskonto braucht einen Beleg, und jeder bezahlte Beleg eine Zahlung. Kommen die Kontobewegungen ins Programm, kann es beides zusammenführen.

Ein sicherer Treffer braucht mehr als einen gleichen Betrag. Zwei Rechnungen über denselben Betrag im selben Monat sind keine Seltenheit. Verglichen werden deshalb auch Rechnungsnummer, Name und Datum. Teilzahlungen und Abzüge für schnelle Zahlung, das Skonto, werden angezeigt statt still übergangen.

Was übrig bleibt, ist Ihre Liste für das Monatsende: Zahlungen ohne Beleg und Belege ohne Zahlung. Je kürzer sie ist, desto schneller ist die Voranmeldung zum nächsten Termin fertig.

Hände halten Belege und Quittungen neben einem Laptop – Belege der Bankbuchung zuordnen

Belege digitalisieren: Handy, E-Mail, E-Rechnung

Per Handy abfotografieren oder per E-Mail weiterleiten

Am wenigsten geht verloren, wenn ein Beleg am Tag seines Eingangs erfasst wird: den Kassenbon an der Tankstelle gleich fotografieren, die Rechnung aus dem Postfach gleich weiterleiten. Gute Programme nehmen beides an einer Stelle an.

E-Rechnung: die Datei ist das Original

Eine E-Rechnung bewahren Sie als Datei auf, so wie sie ankam, nicht nur als Ausdruck oder Sichtbild. Welche Formate es gibt, erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD, ab wann Sie sie empfangen können müssen, der Ratgeber E-Rechnung: was eine GmbH ab wann können muss.

Und das Original auf Papier?

Ein erfasster Beleg ersetzt das Original nicht von selbst. Ob eingescannte Belege das Papier ersetzen dürfen, hängt an strengen Bedingungen, die in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein müssen. Wie lange Belege aufzuheben sind, steht im Ratgeber Aufbewahrungsfristen.

Was der Mensch trotzdem prüft

Eine Maschine liest, was dasteht. Ob es stimmt und ob es betrieblich war, weiß nur, wer das Geschäft kennt:

  • Ist es eine Ausgabe der Gesellschaft?Ein privater Einkauf gehört nicht in die Buchhaltung der GmbH.
  • Stimmt die Rechnung?Name der Gesellschaft, Rechnungsnummer, Leistungsdatum und ausgewiesene Steuer müssen passen, sonst gibt es keinen Vorsteuerabzug. Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Sie beim Einkauf bezahlt haben und vom Finanzamt zurückbekommen.
  • Welches Konto?Bei Bewirtung, Geschenken und Anschaffungen über mehrere Jahre entscheidet der Zweck, nicht der Lieferant.

Was eine gute Belegerkennung können muss

  • Belege aus mehreren Wegen an einer Stelle sammeln: Hochladen, Foto mit dem Telefon, Weiterleitung per E-Mail.
  • E-Rechnungen in beiden üblichen Formen lesen, nicht nur ihr Sichtbild.
  • Bei jedem vorgefüllten Wert zeigen, woher er stammt.
  • Gelernte Konten offen zeigen und ändern lassen.
  • Beleg und Zahlung zusammenführen und Abweichungen anzeigen.
  • Nichts ohne Ihre Zustimmung buchen, außer nach einer Regel, die Sie selbst festgelegt haben.
  • Das Original unverändert aufbewahren und vollständig herausgeben, wenn Sie wechseln.

Was Programme für die laufende Buchhaltung sonst können sollten, steht im Ratgeber Buchhaltungssoftware für GmbH und UG. Was bei Bewirtungs- und Kassenbelegen dazukommt, zeigt die Seite für die Gastronomie.

Was es kostet und wo die Zeit hingeht

Die Erkennung ist bei den meisten Buchhaltungsprogrammen im Monatspreis enthalten. Der größere Posten ist Ihre eigene Zeit, und die geht selten ins Erfassen, sondern ins Suchen: der fehlende Bon, die Rechnung im privaten Postfach, die Zahlung, zu der niemand mehr weiß, wofür sie war.

Hilfreich ist eine feste Gewohnheit: einmal in der Woche alle offenen Zahlungen durchgehen und fehlende Belege sofort anfordern. Teuer wird es, wenn Belege fehlen. Ohne ordentliche Rechnung gibt es keine Vorsteuer zurück. Was zu den laufenden Pflichten gehört, zeigt die Checkliste der Buchhaltungspflichten.

Fragen, die Sie stellen sollten

  • Wo läuft die Texterkennung, und wer kann meine Belege sehen?
  • Woran erkennt das Programm einen Lieferanten wieder?
  • Kann ich sehen und ändern, welche Konten das Programm gelernt hat?
  • Bucht das Programm von selbst, oder bestätige ich jeden Vorschlag?
  • Wie findet es die Zahlung zu einem Beleg, wenn zwei Beträge gleich sind?
  • Bekomme ich alle Belege im Original heraus, wenn ich kündige?

Häufige Fragen

Wie funktioniert eine automatische Belegerkennung?

Das Programm liest den Text des Belegs, sucht darin Betrag, Datum, Steuersatz, Aussteller und Rechnungsnummer und füllt damit einen Buchungsvorschlag. Bei einer E-Rechnung stehen diese Angaben in festen Feldern, bei einem Foto macht erst eine Texterkennung Buchstaben daraus.

Braucht Belegerkennung künstliche Intelligenz?

Nein. Texterkennung ist ein bewährtes Verfahren, das auf einem eigenen Server läuft. Lieferanten und Konten erkennt ein Programm über feste Regeln und über das, was Sie selbst schon gebucht haben. Ein fremder Dienst muss dafür keinen Beleg sehen.

Wie wird ein Beleg automatisch der Bankbuchung zugeordnet?

Das Programm sucht auf dem Kontoauszug eine Zahlung mit demselben Betrag und vergleicht dann Name, Rechnungsnummer und Datum. Erst wenn das zusammenpasst, schlägt es die Zuordnung vor. Im erfundenen Beispiel bleiben 7 Bewegungen ohne Beleg übrig; sie landen auf einer Liste, die Sie klären.

Darf ich Papierbelege nach dem Digitalisieren wegwerfen?

Darauf sollten Sie sich nicht verlassen. Das ist nur unter strengen Bedingungen erlaubt, die in Ihrer Verfahrensdokumentation stehen müssen. Heben Sie die Originale deshalb weiter auf, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Wo läuft die Texterkennung, und wer kann meine Belege sehen?

Das ist von Programm zu Programm verschieden, fragen Sie danach. Ein Beleg enthält Namen, Anschriften und Beträge. Läuft die Erkennung auf einem eigenen Server in Deutschland, verlässt er diesen Server nicht.

Wird die E-Rechnung als Datei aufbewahrt?

Ja, das muss sie. Bei einer E-Rechnung ist die Datei das Original, nicht der Ausdruck und nicht das Sichtbild. Sie wird so aufbewahrt, wie sie angekommen ist.

Und Bilanzboss?

In der Tür „Buchhaltung“ von Bilanzboss wird eine E-Rechnung ausgelesen und daraus ein Buchungsvorschlag gemacht; ein Foto wird nur auf dem eigenen Server gelesen, und ist die Texterkennung dort nicht eingerichtet, tragen Sie die Beträge selbst ein.

Das Konto, das Sie für einen Aussteller festlegen, wird beim nächsten Beleg wieder vorgeschlagen, ebenso die passende Zahlung vom Kontoauszug. Gebucht wird nach Ihrer Bestätigung oder nach einer Regel, die Sie selbst einschalten. Was das kostet, steht auf der Preisseite.

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