Jahresabschluss mit Lexware Office – so geht es weiter
Lexware Office bucht, aber erstellt keine Bilanz. So kommt Ihre UG oder GmbH vom Kontenexport zum fertigen Abschluss.
Erstellt Lexware Office eine Bilanz?
Nein. Lexware schreibt es in seiner eigenen Hilfe: Eine Bilanz lässt sich mit Lexware Office nicht erstellen, Abschlussbuchungen macht dort die Steuerkanzlei. Für eine UG oder GmbH heißt das: Die laufende Buchhaltung kann in Lexware Office bleiben, der Jahresabschluss entsteht woanders.
Den Abschluss braucht Ihre Gesellschaft trotzdem jedes Jahr: Bilanz und Gewinnrechnung, die E-Bilanz fürs Finanzamt, die Steuererklärungen und die Offenlegung. Was davon für eine kleine UG gilt, steht unter Jahresabschluss einer UG.
Dieses Programm ist eigenständig und gehört nicht zu Lexware; Lexware Office ist eine Marke ihres Herstellers.
Welche Datei Sie aus Lexware Office brauchen
Den Kontenexport. Sie finden ihn so: Einstellungen → Export → Meine Lexware Office-Daten herunterladen → weitere Exporte. An derselben Stelle gibt es auch einen Buchungsstapel im DATEV-Format; auch den liest das Programm.
Heraus kommt der Kontenexport als CSV, oder ein DATEV-Buchungsstapel. Darin steht jedes Konto mit jeder Buchung – genug für Saldenliste, Bilanz und Gewinnrechnung.
Was der Export nicht enthält: das Anlagenverzeichnis. Ihre Anlagen – Laptop, Fahrzeug, Maschinen – tragen Sie deshalb einmal mit Kaufdatum und Preis ein; die Abschreibung rechnet das Programm.
Was das Programm mit dem Export macht
Es liest die Datei, erkennt am Nummernbereich, ob Sie mit SKR03 oder SKR04 buchen, und zählt die Buchungssätze – jede Buchung steht im Export zweimal, gezählt wird sie einmal. Dann ordnet es jedes Standardkonto seinem Posten in der Bilanz zu. Bei eigenen Konten fragt es nach.
Bei einer UG rechnet es die gesetzliche Rücklage mit, die ein Viertel des Jahresüberschusses bindet.
Bevor Sie etwas bezahlen, sehen Sie in der kostenlosen Prüfung, was dem Abschluss noch fehlt: ob Soll und Haben übereinstimmen, ob die Bilanz aufgeht, ob Eigenkapital und Bankkonto dastehen.
Was Sie in Lexware Office vorher klären
Lexware rät in seiner Hilfe, unklare Bankzahlungen – etwa eine Gewinnausschüttung oder einbehaltene Kapitalertragsteuer – auf „Zu prüfen“ zu setzen; die richtige Buchung macht dort die Kanzlei. Machen Sie den Abschluss ohne Kanzlei, klären Sie diese Zahlungen vor dem Export.
Für den ersten Abschluss brauchen Sie die Schlusswerte des Vorjahres. Hat ihn noch eine Kanzlei gemacht, lassen Sie sich Bilanz und Saldenliste geben – das Programm hält die Vorträge gegen das Vorjahr und zeigt jede Abweichung.
Bis wann muss der Abschluss fertig sein?
Eine kleine GmbH oder UG stellt den Abschluss in der Regel binnen 6 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres auf – beim Kalenderjahr also bis Ende Juni. Eine größere Gesellschaft hat 3 Monate.
Die Steuererklärungen geben Sie ohne Kanzlei bis Ende Juli des Folgejahres ab. Veröffentlicht wird der Abschluss spätestens 12 Monate nach dem Stichtag; Ihr Datum rechnet der Fristenrechner.
Welche Fehler im Lexware-Export am häufigsten sind
- Zahlungen stehen noch auf „Zu prüfen“ oder einem Verrechnungskonto, statt richtig gebucht zu sein.
- Der Bankbestand zum 31. Dezember stimmt nicht mit dem Kontoauszug überein.
- Ein Laptop oder ein Fahrzeug steht als Aufwand im Jahr, obwohl es abgeschrieben werden muss.
- Die Umsatzsteuer für Dezember fehlt im alten Jahr, weil sie erst im Januar bezahlt wurde.
Die kostenlose Prüfung zeigt solche Punkte, bevor Sie etwas bezahlen. Eine Liste zum Abhaken steht in der Checkliste Jahresabschluss.
Weiter in Lexware buchen oder ganz umziehen?
Beides geht. Bleiben Sie bei Lexware Office, nehmen Sie den Weg „Nur Abschluss“: Was er kostet, steht auf der Preisseite.
Wollen Sie die Buchhaltung gleich mit umziehen, ist es der Weg „Buchhaltung“: Was er kostet, steht auf der Preisseite. Was beim Umzug hineingeht und was Sie mitbringen, steht unter Wechseln.
Was danach noch bei Ihnen liegt
Sie beantworten die Fragen zum Abschluss – Bestände, offene Rechnungen, Rückstellungen – und geben ihn frei. Die Gesellschafter stellen ihn fest; das Programm legt den Beschluss als Vorlage bereit.
Die Offenlegung beim Unternehmensregister reichen Sie selbst ein; bis wann, rechnet der Fristenrechner.
Ihr nächster Schritt
Bilanzboss ist im Aufbau. Sie tragen sich ein und bekommen Bescheid, sobald Sie Ihre Gesellschaft anlegen können.
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